Salah satu program spreadsheet yang paling populer di dunia serta banyak digunakan oleh individu sampai perusahaan besar untuk berbagai kebutuhan seperti mengolah data, membuat laporan, grafik sampai analisis keuangan adalah Microsoft Excel. Dimana program tersebut memiliki banyak sekali fungsi dan fitur di dalamnya. Dan yang akan kita bahas kali ini adalah cara copy paste di Excel.
Copy paste pada Microsoft Excel merupakan fungsi sekaligus fitur dasar namun krusial. Meskipun terlihat sederhana, ternyata terdapat banyak cara yang bisa dilakukan untuk melakukan copy paste. Dengan demikian, akan mempermudah dan mempercepat pekerjaan Anda.
Alasan Pentingnya Menguasai Copy Paste Pada Microsoft Excel
Menguasai berbagai teknik copy paste tentu saja bukan hanya tentang kecepatan kerja, namun juga tentang presisi serta efisiensi. Selain itu ada juga beberapa alasan lain, berikut di antaranya:
- Menghemat waktu di dalam pengolahan data secara berulang.
- Meminimalisir kesalahan manual ketika input data.
- Mempermudah pemindahan data antar sel, sheet atau workbook.
- Mendukung otomatisasi pekerjaan dengan rumus serta format yang konsisten.
Cara Copy Paste di Excel Secara Dasar
Ada beberapa cara yang bisa Anda lakukan untuk melakukan copy paste secara dasar. Berikut, di antaranya:
Copy Paste Biasa Menggunakan Shortcut Keyboard
Bisa dibilang metode satu ini paling sering digunakan oleh para pengguna Microsoft Excel dari semua level. Metode ini juga dapat digunakan untuk menyalin teks, angka, formula dan juga format dasar. Untuk langkah-langkahnya sendiri adalah sebagai berikut:
- Pilih sel atau range sel yang ingin Anda salin atau copy.
- Tekan shortcut Ctrl + C untuk menyalin.
- Pindahkan kursor ke lokasi tujuan.
- Tekan Ctrl + V untuk menempelkan data.
Copy Paste Menggunakan Klik Kanan
Selain menggunakan shortcut pada keyboard, Anda juga bisa menggunakan alternatif lain yaitu memanfaatkan kursor mouse. Cara satu ini biasanya sering digunakan oleh pengguna yang lebih nyaman menggunakan mouse dibandingkan keyboard. Berikut, beberapa langkahnya:
- Klik kanan pada bagian sel yang akan Anda salin kemudian pilih copy.
- Pindah ke lokasi tujuan kemudian klik kanan lagi dan pilih Paste.
Cara Copy Paste di Excel Lanjutan
Selain menggunakan cara dasar di atas untuk melakukan copy paste, Anda juga bisa menggunakan cara lain. Berikut, di antaranya:
Menggunakan Fitur Paste Special
Fitur paste special ini memungkinkan Anda untuk menempelkan hanya di bagian tertentu dari data, misalnya nilai, format, rumus atau komentar. Untuk caranya adalah berikut ini:
- Anda harus menyalin datanya terlebih dulu menggunakan shortcut Ctrl + C.
- Klik kanan pada sel tujuan kemudian pilih Paste Special.
- Pilih jenis paste yang Anda inginkan seperti Values untuk menyalin nilai saja, Formulas untuk menyalin rumus, Formats untuk menyalin format, Comments untuk menyalin komentar dan Transpose untuk mengubah data baris menjadi kolom atau sebaliknya.
Bisa dibilang fitur ini akan sangat berguna ketika Anda ingin memisahkan formula dari nilai atau mempertahankan format tertentu.
Melakukan Copy Paste Antar Sheet
Untuk menyalin data dari satu sheet ke sheet yang lain, Anda bisa menggunakan langkah-langkah berikut ini:
- Pilih data pada sheet pertama.
- Kemudian tekan shortcut Ctrl + C.
- Pindahkan ke sheet tujuan.
- Klik sel tempat Anda ingin menempelkan data, kemudian tekan Ctrl + V.
Menyalin Data ke Workbook yang Berbeda
Sedangkan jika Anda ingin menyalin data dari satu file Microsoft Excel ke file lainnya, Anda dapat melakukan beberapa langkah ini:
- Buka kedua file Excel Anda secara bersamaan.
- Kemudian salin data dari file pertama menggunakan shortcut Ctrl + C atau klik kanan dan pilih opsi Copy.
- Setelah itu beralihlah ke file kedua dan tempelkan dengan cara tekan shortcut Ctrl + V atau klik kanan dan pilih opsi Paste.
Teknik Copy Paste di Excel Secara Otomatis dan Efisien
Ada beberapa teknik yang juga bisa Anda lakukan untuk melakukan copy paste secara otomatis dan efisien, sehingga akan lebih menghemat waktu. Berikut, di antaranya:
Menggunakan Fitur Auto Fill
Microsoft Excel mempunyai fitur auto fill yang sangat membantu ketika Anda ingin menyalin atau mengisi pola data tertentu. Untuk caranya berikut ini:
- Pilih sel yang berisi data.
- Arahkan kursor ke sudut kanan bawah sel sampai muncul tanda plus (+).
- Klik kemudian tarik ke bawah atau samping untuk menyalin data.
Fitur auto fill tersebut juga dapat digunakan untuk mengisi angka secara berurutan, hari, bulan sampai pola tertentu yang diatur secara otomatis.
Shortcut Khusus Untuk Copy Paste Secara Cepat
Shortcut ini bisa dibilang sangat efisien jika Anda bekerja dengan tabel yang mempunyai data serupa pada baris atau kolom tertentu. Berikut, di antaranya:
- Ctrl + D untuk menyalin isi dari sel di atas ke bawah.
- Ctrl + R untuk menyalin isi dari sel di kiri ke kanan.
Baca Juga:
- Trik Cepat Menghitung Total dengan Fungsi SUM Pada Excel
- 4 Cara Freeze Excel untuk Memudahkan Navigasi Data Besar
- Cara Merubah Huruf Besar ke Kecil di Excel dalam Sekejap!
Tips Copy Paste Agar Lebih Rapi dan Akurat
Jika Anda ingin mengoptimalkan penggunaan copy paste, tentu saja perlu adanya beberapa tips. Berikut, di antaranya:
Memperhatikan Format Data
Ketika menyalin data, pastikan untuk melakukan format antar sel secara konsisten agar hasil dari copy paste tidak menyebabkan tampilan yang kacau.
Biasanya contoh masalah umum yang terjadi adalah format angka berubah menjadi teks, warna atau border hilang ketika menyalin antar sheet dan juga format tanggal yang tidak sesuai.
Untuk solusinya adalah menggunakan opsi Paste Special > Formats atau Values sesuai dengan kebutuhan.
Menggunakan Paste as Values Untuk Menghindari Kesalahan Formula
Kemudian jika Ada ingin menyalin data hasil dari rumus dan ingin nilai akhirnya saja, bisa menggunakan Paste as Values agar rumus tidak ikut terbawa serta referensi sel tidak berubah.
Memahami Referensi Absolut dan Relatif
Selain itu, ketika menyalin rumus, biasanya Excel akan menyesuaikan referensi sel. Anda bisa menggunakan referensi absolut ($A$1) jika ingin referensi tetap. Berikut contohnya:
- Rumus =A1 nantinya akan berubah jika disalin ke sel lain.
- Rumus =$A$1 tidak akan berubah meskipun sudah disalin ke tempat lain.
Penutup
Menguasai beberapa cara copy paste di Excel secara lengkap tentu saja akan membuat Anda menjadi lebih produktif, terlebih dalam pekerjaan yang melibatkan banyak data. Oleh karena itu, Anda bisa mengikuti program kursus komputer online di PelatihanKomputer.com untuk mendapatkan sertifikat dan kemampuan dalam memaksimalkan penggunaan fitur copy paste dan materi lainnya.
Sumber gambar utama : cdn.medcom.id