Microsoft Excel hingga saat ini masih menjadi andalan untuk menyelesaikan berbagai macam tugas. Namun, untuk mengoperasikannya tidak mudah, ada beberapa rumus yang harus dipahami jika ingin menjadi admin. Bahkan, Anda harus melewati tes terlebih dulu. Oleh karena itu, kita akan bahas contoh soal tes Excel untuk admin agar ketika interview Anda bisa menyelesaikan dengan baik dan benar.
Sebelum membahas tentang beberapa contoh soal tes Excel untuk posisi admin yang biasanya diberikan ketika sesi interview di sebuah perusahaan, ada beberapa hal lain yang juga penting untuk Anda ketahui. Dengan demikian, nantinya Anda bisa memahami dan menjawab setiap soal dengan baik.
Cara Mengoperasikan Worksheet dan Tools Dalam Excel Secara Efektif
Sebelum kita masuk untuk membahas rumus dan juga latihan soal, Anda harus tahu apa saja dasar-dasar di dalam mengoperasikan Excel. Hal tersebut karena ketika Anda menjadi admin, beberapa tools di bawah ini sering digunakan. Berikut, di antaranya:
Membuat Tabel Dengan Baik dan Benar
Tabel sering kali digunakan untuk mendukung pekerjaan Anda. Dengan menggunakan tabel, data yang Anda berikan akan lebih terorganisir dan mudah dipahami. Berikut, adalah beberapa tools yang bisa Anda pelajari:
- Merge & Center: Fungsinya adalah menggabungkan beberapa kolom atau baris menjadi satu.
- Wrap Text: Berfungsi agar posisi teks dapat menyesuaikan dengan lebar atau tinggi cells.
- Shrink to fit: Tools ini digunakan agar ukuran teks dapat menyesuaikan dengan lebar kolom.
- Sort & Filter: Berfungsi untuk mengurutkan dan juga memfilter data.
Membuat Grafik atau Chart Agar Tampilan Lebih Menarik
Biasanya dengan adanya grafik dan chart akan mempermudah seseorang untuk membaca data. Oleh karena itu, Anda perlu belajar untuk mengkonversikan hasil data dalam bentuk angka ke dalam grafik maupun chart.
Print Laporan Untuk Mencetak Dokumen
Untuk Microsoft Excel, Anda perlu mengatur kertas dan margin. Dengan demikian, Anda perlu mempelajari tools Set Print Area dan juga Page Break View sebelum print dokumen tersebut agar nantinya laporan pada kertas tidak terpotong.
Rumus Excel Untuk Admin yang Perlu Pelajari
Apakah menjadi seorang admin harus menguasai semua rumus Excel? Sebenarnya tidak, namun ada beberapa rumus dasar yang perlu Anda pelajari karena sering dibutuhkan oleh seorang admin. Apa saja rumus tersebut?
SUMIF & SUMIFS
- Rumus SUMIF: Rumus SUMIF ini digunakan untuk menjumlahkan suatu item pada tabel yang cocok dengan kondisi tertentu. Rumusnya adalah “SUMIF(range,criteria,[sum_range]). Contohnya adalah =SUMIF(A1:A6,”Tempe”,B1:B6).
- Rumus SUMIFS: Digunakan untuk mencari item yang ada pada kolom, tabel dan mengambil nilai yang terdapat pada kolom lain pada tabel tersebut. Rumusnya adalah SUMIFS(sum_range,criteria_range1,criteria1,criteria_range2,criteria2,…). Contohnya =SUMIFS(D1:D10,A10,”Jojon”,E1:E10,”Februari”).
IFERROR dan INDEX
- Rumus IFERROR: IFERROR biasanya digunakan untuk menghasilkan suatu nilai tertentu jika rumus Excel yang Anda tentukan menghasilkan nilai error. Rumusnya ditulis IFERROR(value;value_if_error).
- Rumus INDEX: INDEX fungsinya adalah mendapatkan nilai atau referensi ke suatu nilai pada tabel atau rentang. Fungsi dari INDEX ini adalah mempunyai dua cara penggunaan, untuk yang pertama adalah INDEX(array;Nomor_Baris;[Nomor_Kolom]). Sedangkan yang kedua adalah INDEX(reference;Nomor_Baris;[Nomor_Kolom];[Nomor_Area]).
HLOOKUP dan VLOOKUP
Kedua rumus ini paling sering digunakan untuk mencari serta melihat data secara vertikal maupun horizontal.
- Rumus HLOOKUP: =HLOOKUP(lookup_value,lookup_array,[match_type]). Contohnya adalah =HLOOKUP(“Jojon”,A1:C11,3,0).
- Rumus VLOOKUP: =VLOOKUP(lookup_value,lookup_array,[match_type]). Contohnya =VLOOKUP(“Jojon”,A1:C11,3,0).
LEFT, MID dan Right
LEFT ini digunakan untuk memisahkan suatu karakter dalam satu sel yang diawali karakter paling kiri. Kemudian MID digunakan untuk memisahkan karakter dalam satu sel dimulai dari tengah. Sedangkan RIGHT tentunya memisahkan karakter dari paling kanan.
Untuk rumus LEFT, MID dan RIGHT ini dapat dikombinasikan dengan rumus lain seperti IF, AND, LOOKUP dan lainnya.
- LEFT: Left(X,N)
- MID: MID(X,M,N)
- RIGHT: RIGHT(X,N)
Rumus IF
Fungsi dari rumus IF ini adalah menyelesaikan pekerjaan yang menggunakan perbandingan logika. Formula IF mempunyai beberapa turunan, misalnya Single IF, Multi I, And dan Or. Rumus dasarnya sendiri adalah =IF(Logical Test, Value IF True, Value IF False).
Contoh Soal Tes Excel Untuk Admin yang Bisa Dipelajari Beserta Jawabannya
Agar Anda lebih mudah untuk memahami Excel, ada beberapa contoh soal tes Excel untuk admin yang dapat Anda pelajari. Dengan demikian, Anda bisa lebih mudah ketika ada interview atau tes kerja. Berikut, di antaranya:
Tabel Data Latihan Excel
Isikan Nama Pelanggan, Nama Produk dan Harga Satuan Menggunakan VLOOKUP
Di sini, kita akan menggunakan rumus VLOOKUP untuk mencari nama pelanggan berdasarkan kode pelanggan yang ada di kolom C dan tabel referensi yang ada di range M6:N8.
- Formula untuk Nama Pelanggan di sel B2 (misalnya):
=VLOOKUP(C2; M6:N8; 2; 0)
Penjelasan:C2: Merupakan kode pelanggan yang ingin dicari namanya.M6:N8: Merupakan table array yang berisi kode pelanggan dan nama pelanggan.2: Menunjukkan kolom kedua dari range (nama pelanggan).0: Menunjukkan bahwa pencarian harus persis (exact match).
Tabel Data Referensinya
Setelah menggunakan formula VLOOKUP, Anda akan mendapatkan nama pelanggan yang sesuai di kolom B.
Menghitung Total Penjualan
Untuk menghitung total penjualan, kita bisa mengalikan harga satuan dengan kuantitas. Misalnya, jika harga satuan ada di kolom D dan kuantitas ada di kolom E, rumusnya adalah:
- Formula untuk Total Penjualan di sel F2:
=D2*E2
Ini akan memberikan nilai total penjualan berdasarkan kuantitas dan harga satuan.
Menghitung Diskon Berdasarkan Kuantitas
Jika kuantitas lebih dari 500, diskon adalah 20%, jika tidak, diskon 0%. Rumus yang digunakan adalah IF.
- Formula untuk Diskon di sel G2:
=IF(E2>500; 20%; 0%)
Penjelasan:E2>500: Mengecek apakah kuantitas lebih dari 500.20%: Jika kuantitas lebih dari 500, diskon adalah 20%.0%: Jika kuantitas kurang dari atau sama dengan 500, tidak ada diskon.
Menghitung Penjualan Bersih
Penjualan bersih dihitung dengan cara mengurangi total penjualan dengan diskon yang diberikan. Rumusnya adalah:
- Formula untuk Penjualan Bersih di sel H2:
=F2 - (F2 * G2)
Ini akan memberikan penjualan bersih setelah diskon diterapkan.
Menghitung Total Kuantitas dan Penjualan Bersih
Untuk menghitung total kuantitas dan total penjualan bersih, kita menggunakan rumus SUM. Misalnya, untuk menghitung total kuantitas:
- Formula untuk Total Kuantitas di sel E6:
=SUM(E2:E4)
Dan untuk total penjualan bersih:
- Formula untuk Total Penjualan Bersih di sel H6:
=SUM(H2:H4)
Menghitung Rata-Rata Kuantitas dan Penjualan Bersih
Untuk menghitung rata-rata kuantitas dan rata-rata penjualan bersih, kita menggunakan rumus AVERAGE. Misalnya:
- Formula untuk Rata-Rata Kuantitas di sel E7:
=AVERAGE(E2:E4) - Formula untuk Rata-Rata Penjualan Bersih di sel H7:
=AVERAGE(H2:H4)
Hasil Tabel Excel Setelah Menggunakan Rumus Diatas
Penjelasan singkat:
- Total kuantitas dihitung dengan
SUM(E2:E4), yaitu jumlah kuantitas yang dibeli. - Total penjualan bersih dihitung dengan
SUM(H2:H4), yaitu total setelah diskon diterapkan. - Rata-rata kuantitas dan penjualan bersih dihitung dengan
AVERAGE(E2:E4)danAVERAGE(H2:H4).
Contoh Soal Tes Word Untuk Admin yang Perlu Dipelajari
Selain Excel, Anda juga perlu mempelajari Ms Word karena software ini juga sering digunakan para admin. Adapun, beberapa contoh soal dan jawabannya adalah sebagai berikut:
Untuk memunculkan daftar pustaka atau bibliografi secara otomatis di Microsoft Word, Anda dapat menggunakan menu “References” (Referensi). Berikut adalah langkah-langkahnya:
- Pilih tab “References” di toolbar.
- Klik “Citations & Bibliography” (Sitasi & Daftar Pustaka).
- Klik “Bibliography”, dan pilih format daftar pustaka yang diinginkan.
- Microsoft Word akan menambahkan daftar pustaka di akhir dokumen berdasarkan sitasi yang telah dimasukkan sebelumnya.
Bagaimana cara untuk membuat nomor halaman secara otomatis?
Untuk membuat nomor halaman secara otomatis di Microsoft Word, berikut adalah langkah-langkahnya:
- Klik tab “Insert” (Sisipkan).
- Pilih “Page Number” (Nomor Halaman) di bagian atas atau bawah halaman.
- Pilih posisi nomor halaman yang diinginkan (misalnya, di atas halaman, bawah halaman, atau margin samping).
- Pilih format nomor halaman yang diinginkan, dan Word akan menambahkan nomor halaman secara otomatis ke seluruh halaman dokumen.
Format Painter (Penyalin Format) adalah alat di Microsoft Word yang memungkinkan pengguna untuk menyalin format teks atau objek dari satu bagian dan menerapkannya ke bagian lain dengan cepat. Fungsi utamanya adalah untuk:
- Menyalin format seperti jenis font, ukuran font, warna, garis bawah, dan pengaturan format lainnya dari teks atau paragraf yang dipilih.
- Untuk menggunakannya:
- Pilih teks atau objek dengan format yang ingin disalin.
- Klik Format Painter di tab Home (Beranda).
- Sorot atau pilih bagian yang ingin diberi format yang sama.
Ukuran kertas A4 adalah ukuran kertas yang paling umum digunakan untuk menulis surat atau dokumen resmi. Ukuran kertas A4 adalah:
- Lebar: 21 cm
- Panjang: 29,7 cm Di Microsoft Word, ukuran kertas A4 biasanya sudah menjadi default, tetapi Anda bisa memeriksa atau mengubahnya melalui:
- Pilih tab “Layout” (Tata Letak).
- Klik “Size” (Ukuran) dan pilih A4.
Apa saja bagian dalam Microsoft Word?
Microsoft Word terdiri dari beberapa bagian utama, antara lain:
- Ribbon: Merupakan kumpulan tab (misalnya, Home, Insert, Layout, etc.) yang berisi berbagai menu dan perintah.
- Document Area: Area tempat Anda mengetik dan membuat dokumen.
- Status Bar: Terletak di bagian bawah layar, menunjukkan informasi seperti halaman saat ini, jumlah kata, dan lainnya.
- Title Bar: Terletak di bagian atas aplikasi, menampilkan nama dokumen yang sedang dibuka.
- Scroll Bar: Bar di sisi kanan dan bawah untuk menggulirkan halaman dokumen.
- Quick Access Toolbar: Toolbar kecil di sudut kiri atas yang memungkinkan akses cepat ke alat yang sering digunakan (misalnya, save, undo, redo).
Pada toolbar Microsoft Word, terdapat berbagai menu utama, di antaranya:
- Home: Untuk pengaturan dasar teks (font, paragraf, format).
- Insert: Untuk menyisipkan elemen-elemen seperti gambar, tabel, nomor halaman, dan lainnya.
- Design: Untuk pengaturan desain dan tema dokumen.
- Layout: Untuk pengaturan margin, ukuran kertas, orientasi halaman, dan layout halaman.
- References: Untuk menambahkan sitasi, daftar pustaka, dan referensi lainnya.
- Mailings: Untuk membuat surat massal dan pengaturan surat.
- Review: Untuk memeriksa ejaan, grammar, dan memberikan komentar.
- View: Untuk mengatur tampilan dokumen (misalnya, Print Layout, Web Layout).
- Draw (versi terbaru): Untuk menggambar atau menulis tangan pada dokumen.
Penutup
Bekerja menjadi admin tentu saja perlu memahami setiap dasar-dasar Excel beserta rumusnya. Bahkan, ketika interview kerja akan diberikan beberapa soal untuk mengetes kemampuan calon karyawannya. Jadi, jika Anda ingin menjadi admin, pastikan paham akan Excel itu sendiri. Selain Excel, Anda juga perlu mempelajari Ms Word karena admin juga sering menggunakan Ms Word.
Tidak perlu bingung, Anda bisa mencoba untuk ikut program kursus komputer online bersertifikat yang terpercaya seperti PelatihanKomputer.com. Selain mempelajari beberapa rumus dan dasar-dasar Excel, Anda juga akan diberikan beberapa contoh soal tes Excel untuk admin, begitupun dengan Ms Word. Jadi, Anda bisa mempelajarinya dan sukses dalam tes di sebuah perusahaan.
Sumber gambar utama : diklatlpkn.id