Microsoft Excel adalah salah satu software pengolah data yang berupa angka. Biasanya, Ms Excel digunakan untuk keperluan administrasi dan lainnya. Selain itu, Ms Excel sering digunakan oleh para admin di suatu perusahaan. Untuk menjadi admin tentu saja harus menguasai software tersebut, terutama rumusnya. Oleh karena itu, kali ini kita akan membahas beberapa rumus Excel untuk admin.
Seorang admin memang dituntut untuk teliti dan detail, sehingga harus dapat mengoperasikan software pengolah data tersebut dengan mahir. Jadi, ketika ada pekerjaan yang harus diselesaikan bisa lebih efektif dan efisien.
Tugas Admin Perkantoran

Seorang admin pada suatu perusahaan memang berbeda, namun tujuannya sama. Misalnya saja bagaimana cara untuk mengelola suatu data maupun hal lain agar bisa dipresentasikan secara baik. Berikut, beberapa tugas seorang admin:
- Mencari solusi untuk menyelesaikan masalah administrasi.
- Mengelola dokumen perusahaan baik fisik maupun digital.
- Menganalisa, mengelola serta merapikan data agar lebih mudah dibaca.
- Melakukan pengarsipan data yang bersifat rahasia dan non rahasia.
- Merencanakan dan mengatur jalannya meeting.
- Menyusun suatu laporan.
Rumus Excel Untuk Admin yang Perlu Diketahui

Rumus Excel untuk admin ada banyak jenisnya, sehingga sebagai seorang admin perlu memahaminya dengan baik. Jadi, ketika mengerjakan tugas yang menggunakan Ms Excel akan lebih mudah dan praktis. Berikut, beberapa di antaranya:
Sorting
Fungsi dari sorting ini adalah mengurutkan data agar terstruktur secara otomatis. Anda dapat mengurutkan hasil urutan sesuai yang diinginkan.
Misalnya tanggal, jumlah dari yang terkecil sampai terkecil dan sebaliknya, jumlah barang keluar masuk dan sebaliknya serta masih banyak lagi yang lainnya. Hal ini dapat menjadi salah satu unsur yang pas agar Anda bisa berkembang lebih baik.
|
SORT |
Rumus |
SORT(array; [sort_index]; [sort_order]; [by_col]) |
Contoh |
=SORT(A3:C11; [2;1]) |
Filter
Rumus Excel satu ini sangat penting karena menyajikan data yang Anda pilih serta sesuai dengan yang diinginkan. Filter akan menyajikan data khusus dimana Anda dapat melakukan customize sendiri sesuai keinginan. Salah satu contohnya adalah untuk mengetahui banyaknya produk menggunakan filter. Untuk rumusnya adalah berikut ini:
- Pilih sel apa saja dalam rentang.
- Pilih Filter kemudian Data.
- Pilih panah pada header kolom.
- Pilih Filter Teks atau Filter Angka, setelah itu pilih perbandingan, misalnya di antara.
- Masukkan kriteria Filter kemudian klik “OK”.
Formula
Merupakan salah satu rumus dasar Excel yang wajib dipahami oleh seorang admin. Hal ini mungkin terlihat mudah, namun perlu menguasainya dengan baik. Biasanya, rumus ini digunakan untuk penggunaan sederhana. Misalnya mengelola suatu angka.
Rumus Formula: Rumus Excel yang mana diketik secara manual oleh penggunanya. Misalnya rumus “=B1+B2+B3” atau “C1-C2/C3”.
Pivot Table

Merupakan alat yang ampuh untuk menghitung, meringkas serta menganalisis data yang memungkinkan untuk melihat perbandingan, tren dan pola dalam data. Pivot Table ini bekerja sedikit berbeda karena tergantung dari platform Anda menjalankan Excel. Cara penggunaannya adalah berikut ini:
- Pilih sel yang ingin dibuat Pivot Table.
- Pilih Sisipkan kemudian klik Pivot Table.
- Hal ini akan membuat Pivot Table berdasarkan tabel atau rentang yang sudah ada.
- Pilih Lembar Kerja Baru untuk menempatkan Pivot Table tersebut pada lembar kerja baru maupun yang ada.
- Setelah itu pilih dimana Anda ingin membuat Pivot Table baru.
- Klik “OK”.
Rumus SUM dan IF
Kedua rumus ini juga terbilang dasar Excel yang perlu Anda kuasai. Untuk SUM fungsinya untuk menjumlahkan sekumpulan angka. Biasanya digunakan untuk menjumlahkan, baik pertambahan maupun pengurangan pengelompokan angka agar lebih cepat dan juga efisien.
Sedangkan IF merupakan fungsi logika yang mana mengambil salah satu dari dua nilai dalam kondisi. Dalam artian lebih mengarah ke mengelola angka agar bisa dibilang valid.
SUM |
IF |
|
Rumus |
SUM(number1,[number2],…] |
IF(logical_test,[value_if_true],[value_if_false]) |
Contoh |
=SUM(2,3,5,6,11)>27 =SUM(A1,A2) |
=IF(2<3,”Benar”,”Salah”)>”Benar” =IF(2>3,”Benar”,”Salah”)>”Salah” |
Rumus MAX dan MIN
Max dan MIN ini jua menjadi rumus dasar dalam Excel. Hal ini penting untuk dikuasai oleh admin karena mempermudah Anda dalam mengelola angka yang akan digunakan manajer di dalam mengambil keputusan.
Rumus MAX ditujukan untuk potensi angka tertinggi dalam sebuah data. Sedangkan rumus MIN mengarahkan Anda mencari data terendah.
Contoh penerapannya sendiri adalah tergantung jenis perusahaan. Jika Anda ingin berkarir menjadi admin, dapat mencoba rumus ini agar terbiasa mengelola angka menjadi lebih efektif dalam melakukan pekerjaan.
MAX |
MIN | |
Rumus |
=MAX(Angka1;Angka2;…) |
=MIN(Angka1;Angka2;…) |
Contoh | =MAX(B4:B9) |
=MIN(B3:B9) |
Rumus COUNT dan AVERAGE
Di dalam menghitung angka dan juga statistika lainnya, Excel mempermudah Anda dalam melakukannya. Hal tersebut karena dua fungsi Excel yang sering digunakan admin.
COUNT dan AVERAGE ini menjadi salah satu rumus Excel untuk admin yang mendasar dan sangat numerikal. Dengan demikian, dapat digunakan untuk menghitung jumlah data yang ada pada beberapa cell.
Untuk COUNT cenderung menghitung banyaknya pemilik atau kemunculan dari data tersebut. kemudian SUM menghitung jumlah total nilai. Sedangkan untuk AVERAGE untuk menghitung rata-rata nilai dari suatu kelompok.
COUNT |
AVERAGE |
|
Rumus |
COUNT(value1,[value2],…) |
AVERAGE(angka1,[Angka2],…) |
Contoh |
=COUNT(A1:A10) |
=AVERAGE(A1,A2,A3) |
Rumus UPPER dan LOWER
Seorang admin tidak hanya mahir dalam mengelola data, namun juga harus bisa mengelola data agar lebih mudah dibaca. Salah satu rumusnya adalah UPPER dan LOWER.
Untuk UPPER, Anda bisa mengkonversikan semua karakter teks ke dalam huruf besar. Sedangkan LOWER mengarahkan semua karakter teks ke dalam huruf kecil.
UPPER |
LOWER |
|
Rumus |
UPPER(text) | LOWER(text) |
Contoh | UPPER(“saya belajar excel di kelas.work”>SAYA BELAJAR DI KELAS.WORK |
=LOWER(“Jangan Lupa Menggosok Gigi”)> jangan lupa menggosok gigi |
Rumus VLOOKUP dan HLOOKUP
Sebagai admin, Anda perlu mengelola dan menganalisis data agar relevan dengan kondisi perusahaan. VLOOKUP ini merupakan rumus dasar Excel untuk mencari suatu data secara vertikal. Sedangkan HLOOKUP adalah rumus dasar untuk mencari data secara horizontal.
Hal ini berguna untuk mempermudah pembaca dalam memahami dan menginterpretasikannya. Selain itu juga menganalisa kesalahan serta penempatan agar bisa direvisi dengan baik.
VLOOKUP |
HLOOKUP |
|
Rumus |
VLOOKUP(lookup_value,lookup_array,[match_type]) | HLOOKUP(lookup_value;table_array;row_index_num;[range_lookup]) |
Contoh | =VLOOKUP(“Supri”,A1:C11,3,0) |
=HLOOKUP(A2,D3:I6,2,FALSE) |
Rumus ROUND
Jika Anda ingin membulatkan angka secara pasti agar tidak terdapat multitafsir, bisa menggunakan rumus ROUND. Biasanya sering digunakan untuk menyajikan data dengan sesuai dan selaras.
Rumus ini menghasilkan proses pembulatan desimal secara detail serta sesuai preferensi Anda. Hal ini dapat menjadi indikator yang baik di dalam pemecahan suatu masalah oleh stakeholder. Selain itu data juga bisa lebih terstruktur dan sesuai dengan kriteria yang diinginkan.
ROUND |
|
Rumus |
ROUND(number,num_digit) |
Contoh |
=ROUND(12:3456789,2) |
Rumus IFERROR dan INDEX
Setelah menyajikan, mengelola serta menganalisis data, Anda perlu melakukan report untuk kebutuhan perusahaan. Di sini Anda membutuhkan rumus IFERROR dan INDEX.
Kedua rumus ini mempunyai peranan penting dalam mengelola data yang nantinya akan dilaporkan kepada manajer maupun stakeholder. IFERROR fungsinya untuk menyembunyikan maupun menghilangkan data yang error.
Sedangkan INDEX berfungsi untuk mengambil data secara horizontal maupun vertikal berdasarkan kolom serta baris suatu tabel atau range data. Hal ini bertujuan agar Anda bisa menyajikan laporan secara struktural.
IFERROR |
INDEX | |
Rumus |
IFERROR(value;value_if_error) |
INDEX(reference,rum_num,[column_num],[area_num]) |
Contoh | =IFERROR(C6;”Rumus Salah”) |
=INDEX(C3;E10,5,2) |
Penutup
Demikian, beberapa rumus Excel untuk admin yang perlu dipelajari agar mampu menyajikan data secara terstruktur. Jadi, data tersebut bisa dibaca dengan mudah serta gampang dipahami. Untuk Anda yang ingin menjadi admin profesional bisa mencoba belajar di kursus komputer online bersertifikat by PelatihanKomputer.com karena lebih fleksibel dan menyediakan materi pembelajaran yang lengkap.
Sumber gambar utama : blog.digitalskola.com