Mail Merge merupakan suatu teknik yang berguna untuk siapapun yang ingin mengirimkan surat maupun email di dalam jumlah besar, namun tetap personal dan juga terarah kepada penerimanya. Oleh karena itu, pembuat surat biasanya perlu menguasai fitur mail merge agar memberikan hasil yang lebih maksimal. Lalu, bagaimana cara membuat mail merge?
Menggunakan fitur Mail Merge, nantinya Anda dapat menggabungkan data dari berbagai sumber, misalnya spreadsheet ke dalam dokumen seperti surat maupun email yang bisa disesuaikan untuk setiap individu. Pada artikel kali ini akan menjelaskan mengenai cara untuk membuat Mail Merge menggunakan Microsoft Word dan Excel secara efektif.
Apa Itu Fitur Mail Merge?
Mail Merge merupakan suatu fitur yang memungkinkan pengguna untuk membuat dokumen yang disesuaikan informasi berbeda kepada setiap penerima. Contohnya, Anda dapat mengirimkan undangan berbeda untuk setiap orang, namun dengan informasi yang sudah diatur sebelumnya. Misalnya nama, alamat maupun lainnya.
Hal tersebut tentunya akan lebih menghemat banyak waktu, terlebih ketika Anda perlu mengirimkan surat dalam jumlah besar.
Manfaat yang Akan Didapatkan Saat Menggunakan Mail Merge
Ketika Anda menggunakan fitur Mail Merge, tentu saja akan mendapatkan manfaat yang luar biasa, berikut di antaranya:
- Mail Merge akan memungkinkan Anda untuk lebih menghemat waktu dengan otomatisasi di dalam mengirimkan dokumen atau email yang dipersonalisasi.
- Setiap penerima nantinya akan menerima surat yang terpersonalisasi dengan informasi mereka. Contohnya nama, alamat serta detail lainnya.
- Dengan menggunakan spreadsheet seperti Excel, Anda bisa lebih mudah untuk mengelola data penerima yang besar dan juga menghubungkannya dengan template surat Anda.
Syarat Untuk Menggunakan Fitur Mail Merge
Sebelum Anda mulai memanfaatkan fitur Mail Merge, perlu memenuhi persyaratan terlebih dulu. Pastikan jika Anda sudah mempunyai dua hal ini:
- Microsoft Word: Software ini digunakan untuk membuat template surat atau dokumen.
- Microsoft Excel: Sedangkan Excel ini digunakan untuk menyimpan serta mengelola data penerima.
Untuk memulainya, Anda harus mempersiapkan file Excel dengan data yang relevan terlebih dulu serta sebuah template dokumen pada Microsoft Word.
Cara Membuat Mail Merge yang Perlu Anda Ketahui
Bagaimana cara membuat Mail Merge? Sebenarnya cukup mudah dipelajari, yang terpenting Anda sudah mempersiapkan datanya terlebih dulu. Berikut, beberapa langkah yang bisa Anda lakukan:
Mempersiapkan Data di Microsoft Excel
Hal pertama yang bisa Anda lakukan untuk membuat Mail Merge tentunya mempersiapkan data penerima pada Microsoft Excel. Setiap kolom pada Excel tersebut akan mewakili elemen informasi yang ingin Anda gabungkan ke dalam surat maupun email, misalnya nama, alamat dan juga informasi lain. Caranya sebagai berikut:
- Buka Microsoft Excel kemudian buat sebuah tabel yang berisi data penerima. Setiap kolom harus mempunyai judul yang jelas seperti Nama, Alamat, Email dan lainnya.
- Pastikan jika setiap baris mewakili satu penerima.
- Simpan file Excel Anda jika sudah selesai.
Contoh tabel di Microsoft Excel:
| NAMA | ALAMAT | |
| Yudha Dharma | Jl. Merdeka No. 10 | yudhadharma@gmail.com |
| Rahayu Ajeng | Jl. Pahlawan No. 5 | ajengrahayu@gmail.com |
| Mikaila | Jl. Mawar No.11 | Mikaila30@gmail.com |
Membuat Template di Microsoft Word
Kemudian Anda perlu membuat template surat atau dokumen pada Microsoft Word. Template tersebut akan menjadi dasar surat yang akan digabungkan dengan data dari Microsoft Excel. Berikut, langkahnya:
- Buka Microsoft Word pada perangkat Anda dan buat dokumen baru.
- Tulis surat maupun dokumen yang ingin Anda kirimkan, tetapi jangan lupa untuk menyisakan ruang kosong untuk informasi yang akan digabungkan, misalnya nama penerima, alamat dan lainnya.
Contoh Template:
| Kepada Yth,
[Nama],
Terimakasih telah menjadi pelanggan kami. Kami ingin mengingatkan Anda tentang penawaran spesial yang kami sediakan di [Alamat].
Hormat kami, Tim Perusahaan |
Mulai Proses Mail Merge Pada Microsoft Word
Setelah Anda mempunyai data di Microsoft Excel dan juga template surat pada Microsoft Word, sekarang bisa menghubungkan keduanya menggunakan Mail Merge. Berikut, langkahnya:
- Pada Microsoft Word, Anda bisa buka tab “Mailings” pada bagian atas.
- Klik “Start Mail Merge” kemudian pilih jenis dokumen yang Anda buat, contohnya “Letters” untuk surat.
- Klik “Select Recipients” kemudian pilih “Use an Existing List”, lalu pilih file Excel yang isinya data penerima.
- Setelah Anda memilih file Excel, Word nantinya akan menghubungkannya dengan data yang terdapat di dalamnya.
Baca Juga:
- 6 Cara Mengatur Paragraf di Word Agar Rapi dan Profesional
- 4 Cara Memasukkan Gambar di Word Agar Terlihat Lebih Menarik
- 4 Cara Copy Paste di Laptop Tanpa Mouse, Praktis dan Efisien!
Menambahkan Field Merge ke Template
Lalu, Anda perlu juga menambahkan field atau elemen yang akan digantikan dengan data dari file Excel. Hal satu ini menjadi bagian penting di dalam membuat Mail Merge karena nantinya Anda akan menentukan informasi mana yang akan dimasukkan ke dalam surat. Untuk langkahnya, berikut ini:
- Pada dokumen Word, Anda bisa menempatkan kursor di bagian surat yang ingin disesuaikan. Contohnya di tempat yang akan diisi dengan nama penerima.
- Klik opsi “Insert Merge Field” kemudian pilih nama field yang relevan, contohnya “Nama” untuk menggantikan kata [Nama].
- Lakukan hal yang sama untuk setiap bagian surat yang ingin disesuaikan seperti email atau alamat.
Pratinjau dan Menyelesaikan Mail Merge
Setelah Anda menambahkan semua field, sekarang waktunya untuk melihat bagaimana surat Anda terlihat dengan data sebenarnya. Anda bisa melakukan pratinjau terlebih dulu untuk memastikan semuanya sudah benar. Berikut, langkah-langkahnya:
- Klik “Preview Rsults” yang ada pada tab “Mailings”, tujuannya untuk melihat bagaimana data dari Excel tersebut akan diintegrasikan ke dalam surat.
- Jika semuanya sudah sesuai, Anda bisa menyelesaikan Mail Merge tersebut,
- Pilih “Finish & Merge” untuk memilih apakah Anda ingin mencetak dokumen atau mengirimkannya via email.
Mencetak Atau Mengirim Surat
Anda dapat memilih untuk mencetak dokumen yang sudah dipersonalisasi untuk setiap penerima maupun mengirimkannya secara langsung melalui email. Jika Anda mengirimkan email, pastikan email Anda terhubung dengan akun email yang valid.
Tips Menggunakan Mail Merge Agar Hasil Lebih Maksimal
Ketika Anda menggunakan fitur Mail Merge, tentu saja ingin mendapatkan hasil yang maksimal. Lalu, bagaimana cara memaksimalkan penggunaan Mail Merge tersebut? Simak, tipsnya berikut ini:
- Pastikan semua data yang Anda masukkan ke dalam Excel tidak ada kesalahan, misalnya kolom yang kosong atau informasi yang salah.
- Pastikan Anda menggunakan format yang konsisten di seluruh spreadsheet Excel, baik itu data, tanggal dan juga alamat.
- Periksa kembali template surat pada Word untuk memastikan jika semua field sudah ditempatkan secara benar serta tidak ada informasi yang terlewat.
- Pastikan untuk selalu menyimpan file template Word dan Excel Anda untuk referensi pada masa depan.
Penutup
Secara umum, mempelajari cara membuat Mail Merge cukup mudah. Jadi, Anda tidak perlu khawatir lagi. Selain itu, mempelajari cara untuk membuat Mail Merge bisa Anda pelajari di sebuah tempat kursus komputer online di PelatihanKomputer.com. Dimama Anda bisa mendapatkan materi yang lengkap dan lebih fleksibel waktunya.
Sumber gambar utama : miro.medium.com