Siapa yang tidak tahu dengan Microsoft Word? Hampir semua orang menggunakan Word untuk berbagai kebutuhan baik di bidang pendidikan, pekerjaan maupun pribadi. Dengan adanya Microsoft Word, Anda bisa membuat dokumen menjadi lebih cepat dan rapi. Untuk membuat dokumen lebih rapi perlu memperhatikan paragrafnya. Lalu, bagaimana cara mengatur paragraf di Word?
Pengaturan paragraf menjadi salah satu fitur dalam Microsoft Word yang akan membuat dokumen menjadi lebih mudah dibaca, lebih rapi serta mempunyai tampilan profesional jika digunakan secara tepat. Oleh karena itu, pada artikel ini akan kita bahas tentang cara mengatur paragraf.
Fungsi Paragraf Dalam Microsoft Word
Paragraf pada Microsoft Word mempunyai peranan yang sangat penting, terutama untuk menyusun dokumen agar lebih terstruktur dan mudah dibaca. Selain itu, paragraf juga mempunyai fungsi lain, yaitu sebagai berikut:
Memisahkan Ide atau Topik
Fungsi dari paragraf ini adalah untuk membagi teks menjadi beberapa unit yang lebih kecil, dimana masing-masing berfokus pada satu ide maupun topic. Hal ini tentunya akan mempermudah pembaca untuk mengikuti alur pemikiran di dalam dokumen.
Meningkatkan Keterbacaan
Paragraf dapat membantu untuk mengorganisir teks, mengurangi kesan teks yang padat serta sulit dibaca. Dengan memecah teks menjadi beberapa paragraf, tentunya pembaca dapat lebih mudah untuk mencerna informasi yang disampaikan.
Menunjukkan Struktur Dokumen
Adanya paragraf juga membantu menunjukkan struktur di dalam dokumen. Contohnya, di dalam laporan maupun esai, setiap paragraf bisa mewakili pendahuluan, isi maupun kesimpulan. Hal ini akan memberikan arah yang jelas di dalam penyampaian pesan.
Memberikan Penekanan
Penggunaan paragraf yang terstruktur dapat memungkinkan penekanan pada bagian tertentu di dalam dokumen. Pengaturan indentasi, spasi serta penataan paragraf lain akan memberikan kesan profesional serta meningkatkan presentasi dokumen.
Cara Mengatur Paragraf di Word Untuk Meningkatkan Kualitas Dokumen
Untuk meningkatkan kualitas dokumen, tentu saja Anda perlu mengatur paragraf dengan baik. Oleh karena itu, berikut adalah cara mengatur paragraf di Word yang bisa Anda lakukan:
Pengaturan Indentasi Paragraf
Indentasi sendiri merupakan jarak antara teks di dalam paragraf serta margin halaman. Pengaturan indentasi yang baik akan membuat teks menjadi lebih terstruktur serta mempermudah pembaca dalam mengikuti isi dokumen.
Indentasi Pertama (First Line Indent)
Indentasi pertama merupakan pengaturan untuk memberikan jarak pada baris pertama dari sebuah paragraf. Hal ini biasa digunakan untuk memisahkan paragraf satu dengan lain, sehingga membuat tulisan lebih mudah dibaca. Untuk pengaturannya adalah berikut ini:
- Pilih teks atau paragraf yang ingin diatur.
- Klik kanan kemudian pilih “Paragraph” dari menu yang muncul.
- Pada jendela “Paragraph”, terdapat opsi “Indentation”, Anda bisa pilih opsi tersebut kemudian pilih “Special” lalu klik “First Line”.
- Tentukan besaran indentasi (contohnya, 1 cm atau 0.5 inci).
Indestasi Kiri dan Kanan (Left and Right Indentation)
Indentasi kiri dan kanan mengatur jarak antara teks dengan margin kiri atau kanan halaman. Untuk mengaturnya, Anda bisa perhatikan langkah ini:
- Pilih teks yang akan Anda ubah.
- Klik kanan kemudian pilih “Paragraph”.
- Pada bagian “Indentation”, Anda bisa mengatur nilai pada kolom “Left” untuk indentasi kiri dan “Right” untuk indentasi kanan.
- Klik OK.
Mengatur Spasi Antar Paragraf
Fungsi dari spasi antar paragraf adalah memberikan jarak yang jelas antar bagian-bagian pada dokumen, sehingga membuatnya lebih mudah dibaca. Anda dapat mengatur spasinya sesuai kebutuhan, baik untuk dokumen resmi, akademik atau pribadi.
Menambahkan Spasi Antar Paragraf
Untuk menambahkan spasi antar paragraf caranya cukup mudah, Anda bisa melakukan beberapa hal berikut ini:
- Pilih teks atau paragraf yang ingin Anda ubah.
- Klik kanan kemudian pilih “Paragraph”.
- Di bagian “Spacing”, Anda bisa mengatur nilai pada kolom “After” untuk menambahkan jarak setelah paragraf atau pada kolom “Before” untuk memberikan jarak sebelum paragraf.
- Anda dapat menentukan ukuran spasi (contohnya, 6 pt, 12 pt atau lebih).
- Klik OK.
Menghapus Spasi Antar Paragraf
Terkadang, Microsoft Word menambahkan spasi setelah paragraf secara otomatis, dimana hal ini bisa mengganggu tata letak dokumen. Untuk Anda yang ingin menghapusnya, bisa melakukan langkah berikut:
- Pilih teks yang diinginkan.
- Klik kanan kemudian pilih “Paragraph”.
- Pada bagian “Spacing”, Anda harus pastikan nilai pada kolom “After” adalah 0 pt.
- Klik OK.
Baca Juga:
- Belajar Komputer Untuk Pemula: Panduan dan 15 Materinya!
- Daftar Menu Toolbar di Microsoft Word Untuk Optimalkan Dokumen
- 9 Cara Mengoperasikan Komputer Bagi Pemula
Pengaturan Rata Tepi Paragraf (Alignment)
Rata tepi paragraf merupakan pengaturan bagaimana teks yang ada di dalam paragraf akan disusun. Terdapat beberapa pilihan rata tepi yang dapat digunakan. Berikut, di antaranya:
Left Alignment (Rata Kiri)
Pengaturan rata kiri merupakan pengaturan default pada banyak dokumen. Dengan rata kiri, teks akan dimulai dari margin kiri kemudian lanjut ke kanan. Untuk mengaturnya adalah sebagai berikut:
- Pilih teks yang ingin Anda ubah.
- Pada tab “Home”, klik ikon “Align Left”.
Right Alignment (Rata Kanan)
Rata kanan biasanya digunakan pada saat Anda ingin teks dimulai dari margin kanan. Hal ini sering digunakan untuk beberapa elemen seperti nomor halaman, tanggal maupun alamat. Untuk mengaturnya, lakukan hal ini:
- Pilih teks yang ingin diubah.
- Klik ikon “Align Right” pada tab “Home”.
Center Alignment (Rata Tengah)
Pengaturan ini biasanya digunakan untuk menempatkan teks pada bagian tengah halaman. Biasanya digunakan untuk judul atau heading. Berikut, cara pengaturannya:
- Pilih teks yang ingin diubah.
- Klik ikon “Center” pada tab “Home” di grup Paragraph.
Justify (Rata Kanan dan Kiri)
Pengaturan Justify ini digunakan untuk menyusun teks, sehingga kedua sisi dari paragraf bisa terisi rapi tanpa ada spasi yang tidak rata. Untuk pengaturannya berikut ini:
- Pilih teks yang ingin Anda ubah.
- Klik ikon “Justify” pada tab “Home” di grup Paragraph.
Pengaturan Spasi Antar Baris (Line Spacing)
Spasi antar baris dapat mengatur jarak antara baris-baris dalam sebuah paragraf. Hal ini sangat penting untuk kenyamanan pembaca serta biasanya diatur di dalam dokumen akademik atau formal.
Mengatur Spasi Antar Baris
- Pilih teks atau paragaf yang ingin Anda ubah.
- Klik kanan kemudian pilih opsi “Paragraph”.
- Pada bagian “Line Spacing”, Anda bisa pilih jenis spasi yang diinginkan, misalnya “Single”, “1.5 lines”, “Double” atau yang lain.
- Klik OK.
Pengaturan Spasi Lebih Lanjut
Jika Anda ingin mengatur spasi menjadi lebih spesifik, tentunya bisa memilih “Exactly” atau “Multiple” pada opsi Line Spacing, kemudian menentukan nilai spasi secara manual.
Menggunakan Tabulasi (Tab) Untuk Mengatur Paragraf
Tabulasi ini sangat berguna untuk mengatur teks dalam paragraf yang mempunyai struktur tertentu, misalnya daftar atau data tabel. Anda bisa menggunakan tombol Tab pada keyboard untuk membuat indentasi atau mengatur teks ke posisi tertentu. Untuk mengatur tabulasinya, bisa lakukan langkah berikut:
- Pilih teks yang ingin Anda atur.
- Klik di bagian Ruler yang ada di atas dokumen untuk menentukan posisi tabulasi. Anda bisa menambahkan beberapa tabulasi pada lokasi yang berbeda.
Pengaturan Pembatas Paragraf (Borders and Shading)
Selain itu, Anda juga bisa menambahkan pembatas atau shading (latar belakang) pada paragraf untuk memberikan penekanan di bagian tertentu dalam dokumen. Untuk menambahkan “Border and Shading” Anda ikuti langkah berikut:
- Pilih paragraf yang ingin diberi pembatas.
- Klik kanan kemudian pilih “Borders and Shading”.
- Pilih “Borders” yang ingin Anda gunakan untuk menambahkan garis di sekitar teks atau paragraf, atau pilih “Shading” sesuai keinginan Anda jika akan memberikan warna latar belakang pada teks atau paragraf.
Penutup
Cara mengatur paragraf di Word merupakan suatu keterampilan penting yang perlu dikuasai agar menciptakan suatu dokumen yang mudah dibaca dan terstruktur. Oleh karena itu, Anda bisa mempelajari beberapa hal di atas agar lebih mahir dalam mengatur paragraf. Selain itu, bisa juga mengikuti pelatihan komputer bersertifikat di PelatihanKomputer.com untuk menambah skill.
Sumber gambar utama : cdn.medcom.id