Cara Print di Microsoft Excel Dengan Rapi dan Tidak Terpotong

Microsoft Excel sampai saat ini memiliki peranan yang sangat penting di berbagai bidang, baik untuk pendidikan, pekerjaan sampai kehidupan sehari-hari, dengan adanya Excel sebagian besar orang akan lebih mudah untuk mengolah data. Dalam berbagai pengolahan data tersebut, seringkali harus dicetak. Lalu, bagaimana cara print di Microsoft Excel agar bisa rapi serta tidak terpotong?

Excel memang mempunyai kemampuan untuk mencetak data yang sudah dibuat ke dalam format kertas. Namun, masih banyak pengguna yang mengalami masalah saat mencetak lembar kerja Excel.

Cara Print di Microsoft Excel Dengan Rapi dan Tidak Terpotong

cara print di microsoft excel
akamaized.net

Terkadang, ada beberapa orang mengalami masalah ketika mencetak dokumen Excel, salah satunya adalah hasilnya yang kurang rapi atau terpotong. Lalu, bagaimana cara menghindarinya? Berikut, beberapa cara print di Microsoft Excel agar lebih rapi serta tidak terpotong:

Persiapkan Data Sebelum Mencetak

Sebelum Anda mencetak, hal pertama yang perlu dilakukan adalah memastikan data yang akan dicetak sudah siap. Hal ini termasuk memeriksa format data serta menyesuaikan kolom dan baris agar tampak lebih rapi pada halaman cetak. Berikut, selengkapnya:

Mengatur Lebar Kolom dan Tinggi Baris

Pertama, Anda perlu menyesuaikan lebar kolom serta tinggi baris agar data yang Anda tulis tidak terpotong ketika dicetak. Berikut, caranya:

  • Untuk menyesuaikan lebar kolom, Anda bisa mengarahkan kursor ke batas antara dua kolom pada header dan klik dua kali. Excel nantinya akan secara otomatis menyesuaikan lebar kolom agar sesuai dengan panjang data di dalamnya.
  • Sedangkan untuk menyesuaikan tinggi baris, arahkan kursor ke batas antara dua baris kemudian klik dua kali untuk menyesuaikan tinggi baris dengan data yang ada di dalamnya.

Menghapus Kolom dan Baris Kosong

Pastikan jika worksheet Anda hanya berisi data yang relevan dan juga tidak ada kolom maupun baris kosong yang tidak perlu. Hal ini akan membantu agar tidak terdapat ruang kosong pada halaman cetak seta mencegah pemborosan kertas.

Menggunakan Fitur Autofit

Jika Anda ingin Excel secara otomatis menyesuaikan ukuran kolom maupun baris agar sesuai dengan data, Anda dapat menggunakan fitur Autofit. Caranya dengan memilih semua kolom atau baris, lalu klik kanan dan pilih Autofit Column Width atau Autofit Row Height.

Menentukan Area Pencetakan yang Tepat

Untuk langkah berikutnya adalah menentukan area pencetakan agar Anda hanya mencetak data yang relevan serta tidak mencetak semua worksheet. Berikut, caranya:

Menandari Area Pencetakan

Jika Anda hanya ingin mencetak sebagian dari worksheet, tentunya bisa memilih bagian yang ingin dicetak. Caranya adalah memilih sel yang diinginkan, kemudian pergi ke tab Page Layout dan pilih Set Print Area. Dengan demikian, hanya area yang sudah ditentukan yang akan dicetak. Jika Anda ingin menghapus area pencetakan yang sudah ditentukan, pilih Clear Print Area.

Pengaturan Page Break Preview

Excel juga menyediakan fitur Page Break Preview yang bisa memungkinkan Anda untuk melihat serta mengatur batas-batas halaman yang akan dicetak. Anda dapat menggunakan fitur tersebut untuk memastikan jika tidak ada data yang terpotong. Untuk mengaktifkan fitur tersebut, lakukan beberapa langkah berikut ini:

  • Klik tab View.
  • Pilih Page Break Preview.
  • Pada tampilan ini, Anda bisa menyeret garis pemisah untuk menyesuaikan halaman atau menambahkan halaman baru jika diperlukan.

Menyesuaikan Ukuran Kertas dan Orientasi

Salah satu langkah penting di dalam pencetakan tentunya memilih ukuran kertas dan juga orientasi yang sesuai. Ukuran kertas yang tepat serta orientasi yang sesuai akan mencegah data terpotong ketika dicetak.

Menentukan Ukuran Kertas

  • Klik tab Page Layout.
  • Pilih Size kemudian pilih ukuran kertas yang sesuai, misalnya A4, Letter atau ukuran kertas lain yang Anda butuhkan.
  • Jika data Anda mempunyai ukuran lebih besar, Anda juga dapat memilih ukuran kertas yang lebih besar agar semua data dapat dicetak tanpa terpotong.

Menentukan Orientasi Kertas

Jangan lupa juga untuk menentukan orientasi halaman agar data Anda bisa lebih sesuai dengan format kertas yang digunakan. Berikut, caranya:

  • Pilih tab Page Layout.
  • Klik Orientation kemudian pilih Portrait untuk vertikal atau Landscape untuk horizontal. Biasanya jika data Anda lebar, dalam artian terdiri dari banyak kolom, orientasi Landscape akan lebih cocok. Sebaliknya, jika data Anda lebih tinggi, bisa pilih Portrait.

Mengatur Margin Untuk Menghindari Data Terpotong

cara print di microsoft excel
sidu.id

Margin yang terlalu kecil bisa menyebabkan data terpotong pada sepanjang sisi halaman, sedangkan margin yang terlalu besar dapat membuang ruang yang seharusnya digunakan untuk menampilkan data. Lalu, bagaimana cara mengaturnya?

Excel memungkinkan Anda untuk menyesuaikan margin halaman agar bisa sesuai dengan kebutuhan cetak Anda. berikut, cara untuk mengatur margin:

  • Pilih tab Page Layout.
  • Klik Margins dan pilih salah satu pilihan margin yang sesuai, misalnya Normal, Narrow atau Wide.
  • Jika Anda ingin pengaturan margin secara lebih spesifik, bisa memilih Custom Margins kemudian atur margin atas, bawah, kiri dan kanan sesuai keinginan.

Menggunakan Fitur Scaling untuk Menyesuaikan Data di Halaman

Jika data Anda terlalu banyak untuk dimuat dalam satu halaman, Anda dapat menggunakan fitur Scaling untuk mengecilkan ukuran data agar muat di satu halaman.

Fitur Scaling Pada Page Setup

  • Klik tab Page Layout.
  • Pada bagian Scale to Fit, Anda nantinya akan melihat tiga pilihan, yaitu Width, Height dan Scale.
  • Jika Anda ingin memastikan data dicetak dalam satu halaman, pilih Width dan Height sebagai 1 page. Hal ini akan membuat Excel mengecilkan ukuran data agar sesuai dengan satu halaman cetak.

Menggunakan Custom Scaling

Jika Anda ingin lebih mengontrol seberapa kecil ukuran data yang akan dicetak, Anda dapat memilih Custom Scaling dan menentukan persentase skala yang diinginkan. Contohnya, Anda dapat memilih 80% agar data sedikit lebih kecil dan pas di halaman.


Baca Juga:


Menambahkan Header dan Footer untuk Hasil Cetakan Lebih Profesional

Menambahkan header dan footer di setiap halaman yang dicetak akan memberikan sentuhan profesional pada dokumen Anda. anda dapat menambahkan nomor halaman, judul atau tanggal untuk mempermudah pembaca dalam memahami dokumen. Caranya berikut ini:

  • Pilih tab Insert.
  • Klik Header & Footer untuk mengakses bagian header dan footer pada halaman.
  • Anda dapat menambahkan teks seperti nama dokumen, nomor halaman, tanggal atau waktu dengan menggunakan fitur yang ada di dalam Header & Footer Tools.

Pratinjau Cetakan untuk Memastikan Hasil yang Sesuai

Sebelum mencetak, pastikan untuk melakukan Print Preview agar dapat memastikan jika layout dan pengaturan halaman sudah sesuai keinginan. Hal ini menjadi langkah penting untuk menghindari masalah seperti data yang terpotong atau format yang tidak sesuai. Berikut, langkahnya:

  • Klik File pada bagian kiri atas.
  • Pilih Print Preview untuk melihat pratinjau halaman yang akan dicetak.
  • Di sini, nantinya Anda dapat melihat apakah terdapat elemen yang terpotong atau jika ada yang perlu disesuaikan lebih lanjut. Jika data terlihat tidak sesuai, Anda dapat kembali ke pengaturan dan menyesuaikan ukuran, margin atau skala.

Mencetak Dokumen

Setelah semua pengaturannya selesai, Anda bisa mencetaknya. Pilih Print pada menu File, kemudian pilih printer yang sesuai dan tentukan jumlah salinannya. Setelah itu, klik Print.

Tips dan Trik Mencetak Excel Dengan Rapi

cara print di microsoft excel
cdns.klimg.com

Agar cetakan Anda lebih rapi serta profesional, berikut beberapa tips yang bisa Anda lakukan:

Menggunakan Print Titles

Jika tabel Anda pajang, bisa pastikan menggunakan Print Titles agar judul kolom tercetak pada setiap halaman. Anda dapat mengatur ini pada tab Page Layout dengan memilih Print Titles dan memilih baris atau kolom yang ingin dicetak ulang pada setiap halaman.

Periksa Jumlah Halaman

Pastikan memeriksa berapa banyak halaman yang akan dicetak. Jika data sangat besar, bisa pertimbangkan untuk memecahnya menjadi beberapa bagian atau menggunakan fitur scaling agar semuanya muat pada halaman yang lebih sedikit.

Cek Tata Letak

Sebelum mencetak, pastikan data sudah terorganisir dengan baik dan juga tidak ada informasi penting yang terpotong. Anda bisa menggunakan fitur Gridlines dan Borders untuk menyorot data serta membuatnya lebih mudah dibaca.

Penutup

Cara print di Microsoft Excel dengan hasil yang rapi serta tidak terpotong membutuhkan perhatian pada beberapa pengaturan penting. Oleh karena itu, Anda perlu mempelajari berbagai materi mengenai cara dan langkah print tersebut. Anda bisa mempelajarinya dengan mengikuti program pelatihan komputer secara online dan fleksibel di PelatihanKomputer.com, yuk coba sekarang juga!


Sumber gambar utama : diajartekno.com


 

Leave a Comment