Microsoft Excel merupakan satu alat yang berguna untuk melakukan analisis data dan juga pengelolaan informasi. Salah satu fiturnya adalah meningkatkan visualisasi data, dimana bernama Conditional Formatting Excel. Fitur satu ini memungkinkan Anda untuk mengubah format sel seperti warna, font, gaya border dan lainnya secara otomatis.
Dengan adanya fitur Conditional Formatting ini, Anda dapat membuat data menjadi lebih mudah dibaca, menyoroti informasi penting serta membantu mengambil keputusan yang lebih cepat dan akurat.
Apa Itu Fitur Conditional Formatting Pada Microsoft Excel?
Conditional Formatting pada Microsoft Excel merupakan suatu fitur yang memungkinkan Anda untuk mengubah format sel berdasarkan kondisi tertentu yang ditentukan sendiri. Contohnya, Anda dapat menyoroti angka yang lebih besar dari angka tertentu, menandai nilai yang lebih rendah menggunakan warna berbeda atau menambahkan ikon maupun grafik kecil pada sel berdasarkan data.
Fitur satu ini sangat berguna ketika Anda bekerja menggunakan dataset besar, karena akan membantu Anda untuk lebih mudah dalam melihat pola, tren maupun informasi yang membutuhkan perhatian khusus. Dengan pemformatan berdasarkan kriteria tertentu secara otomatis, Anda tidak perlu lagi memformat data secara manual, yang bisa memakan waktu serta rentan akan kesalahan.
Cara Menggunakan Fitur Conditional Formatting Excel
Untuk menggunakan fitur satu ini, Anda perlu melakukan beberapa langkah. Berikut, adalah cara menggunakan fitur Conditional Formatting Excel yang bisa Anda lakukan:
Pilih Sel atau Rentang Data
Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memilih sel atau rentang data yang ingin Anda format. Contohnya, ketika Anda ingin menyoroti nilai yang lebih besar dari 100 di dalam daftar angka, Anda bisa memilih rentang tersebut.
Buka Tab Home
Pada bagian atas Excel, Anda bisa membuka tab Home kemudian mencari opsi Styles. Nantinya Anda akan melihat opsi Conditional Formatting.
Pilih Tipe Untuk Format
Anda bisa mengklik tombol Conditional Formatting kemudian pilih salah satu opsi yang sesuai dengan kebutuhan Anda, misalnya berikut ini:
- Highlight Cells Rules: Untuk menyoroti sel berdasarkan nilai tertentu, contohnya lebih besar dari, kurang dari, antara atau sama dengan).
- Top / Bottom Rules: Untuk menyoroti nilai yang tertinggi atau terendah di dalam rentang data.
- Data Bars: Fungsinya adalah untuk menambahkan bar visual di dalam sel dengan tujuan menunjukkan nilai relatif.
- Color Scales: Untuk mewarnai sel menggunakan gradasi warna berdasarkan nilai numerik.
- Icon Sets: Menambahkan ikon untuk menggambarkan kategori atau tren data.
Menentukan Kriteria
Setelah Anda memilih tipe format, tentukan kriteria yang sesuai. Contohnya, jika Anda memilih Greater Than, nantinya akan diminta untuk memasukkan angka yang lebih besar dari nilai tertentu. Microsoft Excel nantinya akan menyoroti semua sel yang memenuhi kriteria tersebut.
Menerapkan Format
Anda bisa memilih format yang ingin diterapkan, misalnya warna latar belakang, warna teks atau gaya border. Selain itu, Anda juga dapat menyesuaikan format lebih lanjut dengan mengklik Custom Format pada menu. Setelah itu, Anda bisa klik OK dan secara otomatis format akan diterapkan sesuai kondisi yang sudah ditentukan.
Manfaat Fitur Conditional Formatting Pada Microsoft Excel
Adanya fitur Conditional Formatting Excel tentu saja memberikan manfaat tersendiri untuk setiap penggunanya. Apa saja manfaatnya?
Meningkatkan Visualisasi Data
Dengan adanya Conditional Formatting, nantinya Anda dapat lebih cepat untuk melihat tren serta pola dalam data Anda. Contohnya, Anda bisa menyoroti nilai yang lebih tinggi dari rata-rata yang bisa membantu Anda untuk menemukan item yang menonjol dalam laporan.
Mempermudah Pengambilan Keputusan
Melakukan format secara otomatis akan memungkinkan Anda untuk lebih mudah dalam membuat keputusan berdasarkan data yang sudah dianalisis. Contohnya, ketika Anda melihat angka tertentu ada di bawah nilai yang diinginkan, Anda bisa segera mengambil tindakan korektif.
Mengurangi Risiko Kesalahan
Menggunakan Conditional Formatting akan membuat Anda tidak perlu lagi melakukan format secara manual. Hal tersebut akan mengurangi kemungkinan kesalahan yang bisa saja terjadi ketika mengubah warna atau format sel secara manual, terlebih di dalam dataset besar.
Membuat Data Lebih Interaktif
Fitur seperti Data Bars, Color Scales dan juga Icon Sets bisa membuat data Anda akan lebih interaktif serta lebih mudah dipahami orang lain, terlebih ketika Anda perlu menyajikan data di dalam laporan atau presentasi.
Baca Juga:
- 13 Kursus yang Dibutuhkan di Dunia Kerja dan Menjanjikan
- 21 Rumus Dasar Excel yang Wajib Dipelajari Beserta Tipsnya
- Rumus Excel Perkalian: Solusi Cepat untuk Perhitungan Keuangan
Tips Menggunakan Conditional Formatting Secara Efektif
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal dalam menggunakan fitur Conditional Formatting, Anda bisa mencoba beberapa tips berikut ini:
Menggunakan Lebih Dari Satu Kondisi
Anda dapat menerapkan beberapa aturan pemformatan dalam rentang yang sama. Contohnya, Anda dapat menyoroti nilai yang lebih tinggi dari angka tertentu dengan satu warna dan juga nilai yang lebih rendah dengan warna lainnya.
Menghapus Aturan yang Tidak Perlu
Usahakan untuk tidak terlalu banyak aturan pemformatan yang tidak relevan. Anda dapat menghapus atau mengedit aturan yang ada dengan memilih opsi Clear Rules pada menu Conditional Formatting.
Menggunakan Format Custom
Jika format standar saja tidak cukup, Anda dapat menyesuaikan pemformatan lebih lanjut dengan memilih Custom Format untuk menentukan warna, jenis font dan juga gaya border sesuai dengan kebutuhan Anda.
Menggunakan Referensi Absolut dan Relatif
Ketika menggunakan Conditional Formatting dengan rumus, Anda bisa memilih antara referensi absolut atau relative, dimana memungkinkan Anda bisa memungkinkan Anda untuk mengontrol bagaimana format diterapkan ke semua rentang data.
Penutup
Conditional Formatting Excel merupakan fitur yang begitu kuat dan berguna, dimana memungkinkan pengguna untuk lebih mudah dalam menyoroti data penting serta membuat laporan lebih informatif. Jika Anda ingin mempelajari fitur tersebut lebih dalam, bisa mengikuti program pelatihan komputer online di PelatihanKomputer.com sekarang juga!
Sumber gambar utama : static1.howtogeekimages.com