Cara Membuat Struktur Organisasi di Word Rapi dan Profesional

Struktur organisasi merupakan sebuah komponen yang terbilang penting dalam sebuah perusahaan maupun organisasi. Dengan adanya struktur tersebut dapat menunjukkan bagaimana hubungan antara satu bagian dengan bagian lain dalam sebuah entitas, termasuk untuk alur komunikasi dan pembagian tugas. Oleh karena itu, kali ini kita akan bahas tentang cara membuat struktur organisasi di Word.

Salah satu cara terbaik untuk menggambarkan sebuah struktur organisasi tentu saja dengan membuat chart atau diagram. Dimana, Microsoft Word merupakan salah satu software yang bisa digunakan untuk membuat struktur organisasi tersebut dengan mudah dan cepat. Lalu, bagaimana caranya:

Mengapa Struktur Organisasi Penting Dalam Sebuah Perusahaan?

cara membuat struktur organisasi di word
assets.jalantikus.com

Sebelum membahas mengenai cara membuat struktur organisasi tersebut, Anda juga perlu tahu apa fungsi dan juga tujuan dari pembuatan struktur organisasi itu sendiri. Adapun, beberapa di antaranya adalah:

Menentukan Hierarki

Struktur organisasi dapat membantu untuk mendefinisikan hubungan antara posisi yang lebih tinggi dan juga lebih rendah dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Jadi, nantinya akan memudahkan alur komunikasi serta pengambilan keputusan.

Membantu Pembagian Tugas

Dengan adanya struktur yang jelas, tentu saja setiap individu di dalam sebuah organisasi bisa tahu peran serta tanggung jawabnya. Selain itu juga tahu seperti apa harus berkontribusi pada tujuan organisasi.

Menunjukkan Alur Kerja

Struktur organisasi juga akan memberikan gambaran tentang bagaimana tugas-tugas bisa diorganisir serta diselaraskan agar mencapai hasil maksimal.

Dengan adanya struktur organisasi secara jelas, setiap anggota organisasi maupun karyawan perusahaan dapat bekerja secara lebih efisien dan terorganisir. Selain itu juga bisa memahami bagaimana bisa terhubung dengan baik satu sama lain.

Cara Membuat Struktur Organisasi di Word Dengan Mudah

Microsoft Word menyediakan berbagai fitur dan alat untuk membantu Anda dalam membuat struktur organisasi agar tampilannya lebih rapi serta profesional. Berikut, beberapa cara membuat struktur organisasi di Word yang bisa Anda lakukan:

Buka Microsoft Word yang Ada di Perangkat Anda

Hal pertama yang bisa Anda lakukan adalah membuka aplikasi Microsoft Word. Anda harus memastikan jika Microsoft Word yang digunakan versi terbaru agar fitur yang digunakan juga lebih lengkap. Setelah membuka aplikasi, pilih dokumen kosong (Blank Document) untuk mulai membuat struktur organisasi.

Menggunakan Template Struktur Organisasi

Anda tidak harus membuat struktur organisasi secara manual, karena sekarang ini ada fitur template struktur organisasi, sehingga akan lebih praktis karena siap pakai. Dengan adanya template tersebut, tentunya Anda tidak perlu repot untuk merancang diagram dari awal. Untuk langkah-langkahnya adalah berikut ini:

  • Buka software Microsoft Word yang ada di perangkat Anda kemudian pilih menu File.
  • Kemudian Anda bisa klik opsi New.
  • Dalam kolom pencarian, Anda bisa ketik kata kunci “Organizational Chart” atau “Struktur Organisasi” untuk menemukan template yang sesuai.
  • Pilih template sesuai keinginan dan kebutuhan Anda. Setelah itu, klik Create untuk memasukkan template ke dalam dokumen Anda.

Menggunakan SmartArt Untuk Membuat Struktur Organisasi

Jika Anda ingin membuat struktur organisasi dari awal atau tidak mendapatkan template yang sesuai, Word juga menyediakan fitur SmartArt dimana memungkinkan Anda untuk membuat diagram hierarki secara mudah. Berikut, langkah-langkahnya:

  • Buka tab Insert pada menu utama Microsoft Word.
  • Klik SmartArt pada grup Illustrations untuk membuka jendela pilihan grafik.
  • Pada jendela “Choose a SmartArt Graphic”, Anda bisa memilih kategori “Hierarchy”, dimana berisi beberapa desain diagram yang cocok untuk struktur organisasi.
  • Pilih “Organization Chart” yang merupakan pilihan diagram paling umum untuk struktur organisasi.
  • Klik OK dan diagram akan masuk ke dalam dokumen Anda.

Menyesuaikan Diagram Struktur Organisasi

Setelah Anda berhasil memasukkan diagram SmartArt ke dalam dokumen Word, langkah selanjutnya adalah menyesuaikan diagram tersebut agar bisa sesuai dengan struktur organisasi Anda. Untuk langkah-langkahnya adalah berikut ini:

Mengedit Teks

Anda bisa klik pada bagian dalam diagram kemudian ketik nama posisi atau jabatan sesuai dengan posisi yang ada di dalam organisasi tersebut. anda dapat mengganti teksnya dengan nama, jabatan atau departemen untuk menggambarkan struktur yang sesuai.

Menambah Atau Menghapus Posisi

Jika terdapat posisi baru yang ingin ditambahkan, Anda bisa klik pada kotak yang sesuai kemudian pilih “Add Shape” dari menu “SmartArt Tools”. Anda dapat menambahkan posisi di atas, bawah, kiri atau kanan dari posisi yang sudah ada. Sebaliknya, jika terdapat posisi yang tidak dibutuhkan, bisa klik kotak tersebut kemudian tekan tombol Delete pada keyboard.

Mengatur Ulang Posisi

Sedangkan untuk memindahkan posisi dalam diagram, Anda hanya perlu klik kemudian drag kotak posisi yang ingin dipindahkan ke lokasi yang Anda inginkan.

Menyesuaikan Desain dan Tampilan

Untuk memastikan jika struktur organisasi Anda tampak rapi serta mudah dibaca, tentu saja Anda perlu mengatur layout dan juga spasi antar kotak teks di dalam diagram tersebut. beberapa tips yang bisa Anda gunakan untuk mengatur layout yang baik adalah:

  • Menggunakan opsi “Align” untuk meratakan posisi dari kotak teks agar bisa sejajar di dan juga simetris.
  • Menggunakan opsi “Distribute” untuk mendistribusikan jarak antar kotak secara merata agar struktur organisasi bisa terlihat lebih teratur.
  • Sesuaikan ukuran diagram dengan cara memilih kotak SmartArt kemudian menarik sudutnya untuk memperbesar atau memperkecil ukuran keseluruhan dari diagram tersebut.

Menyimpan dan Mencetak Struktur Organisasi

Setelah Anda selesai membuat struktur organisasi, jangan lupa untuk menyimpan dokumen tersebut. Bagaimana caranya:

  • Pilih menu File.
  • Klik opsi Save As untuk menyimpan file ke dalam format yang Anda inginkan, misalnya .docx atau .pdf.
  • Jika Anda ingin mencetak struktur organisasi tersebut, pilih Print kemudian sesuaikan pengaturan pencetakan.

Baca Juga:


Cara Membuat Struktur Organisasi di Microsoft Excel

cara membuat struktur organisasi di word
asset.kompas.com

Selain menggunakan Microsoft Word, Anda juga bisa membuat struktur organisasi tersebut di Microsoft Excel. Bagaimana caranya?

  • Buka software Microsoft Excel pada perangkat Anda.
  • Buka workbook (lembar kerja).
  • Klik pada menu “Insert” kemudian pilih opsi “Illustrations”.
  • Setelah itu, Anda bisa klik opsi “SmartArt” kemudian pilih opsi “Hierarchy”.
  • Anda bisa memilih bentuk struktur organisasi yang sesuai dan klik “OK”.
  • Nantinya template bagan akan muncul.
  • Anda bisa mengedit bagian text sesuai susunan organisasi Anda.
  • Jika ingin menambahkan bagan, dapat menggunakan shortcut Ctrl + C untuk menyalin kemudian Ctrl + V untuk menempelkannya pada lembar kerja.

Cara Membuat Struktur Organisasi di Word Menggunakan HP

cara membuat struktur organisasi di word
static-cse.canva.com

Anda juga bisa menggunakan HP ketika ingin membuat struktur organisasi di Word. Caranya juga cukup mudah, Anda bisa melakukan beberapa langkah berikut ini:

  • Buka aplikasi Word pada HP Anda kemudian buat dokumen baru.
  • Kemudian Anda bisa pilih menu “Insert” dan tap pada opsi “SmartArt”.
  • Pilih kategori “Hierarchy” kemudian pilih “Organization Chart”.
  • Klik OK untuk menambahkan diagram ke dokumen.
  • Tap pada setiap kotak untuk mengedit teks, misalnya nama posisi atau jabatan.
  • Sedangkan untuk menambahkan atau menghapus posisi, Anda bisa pilih kotak kemudian menggunakan opsi “Add Shape” atau Delete.
  • Sesuaikan desainnya menggunakan tab “Design” untuk membuat tampilan diagram struktur organisasi lebih menarik.

Penutup

Membuat struktur organisasi di Microsoft Word sebenarnya sangat mudah jika Anda mengikuti langkah-langkah yang sudah dijelaskan di atas. Dengan memanfaatkan beberapa fitur seperti SmartArt, Template dan juga opsi desain tentu saja akan lebih praktis dan cepat untuk membuat diagram struktur organisasi.

Jika Anda ingin lebih mahir dalam membuat struktur organisasi, bisa bergabung bersama PelatihanKomputer.com karena kursus komputer online tersebut memiliki materi yang cukup lengkap, termasuk cara membuat struktur organisasi di Word. Selain itu, prosesnya juga fleksibel. Jadi, tunggu apalagi? Yuk, daftarkan diri Anda segera!


Sumber gambar utama : assets.jalantikus.com


 

Leave a Comment