Kwitansi merupakan bukti sah yang biasa digunakan untuk mencatat transaksi pembayaran. Baik itu untuk keperluan pribadi maupun bisnis, kwitansi menjadi dokumen penting yang dapat memastikan kedua belah pihak mempunyai bukti pembayaran secara jelas. Anda bisa membuatnya sendiri, namun bagaimana cara buat kwitansi Excel?
Pada era digital seperti saat ini, membuat kwitansi tidak lagi harus menggunakan kertas dan tinta. Anda dapat memanfaatkan Microsoft Excel untuk membuat kwitansi yang rapi serta efisien. Oleh karena itu, artikel kali ini akan membahas tentang bagaimana cara untuk membuat kwitansi menggunakan Microsoft Excel secara mudah.
Alasan Menggunakan Excel Untuk Membuat Kwitansi
Microsoft Excel merupakan suatu alat yang sangat berguna untuk membuat berbagai macam dokumen, termasuk kwitansi. Terdapat beberapa alasan mengapa Anda perlu membuat kwitansi menggunakan Excel, berikut di antaranya:
- Microsoft Excel mempunyai banyak fitur yang akan mempermudah pembuatan kwitansi secara otomatis.
- Anda bisa menyesuaikan format kwitansi sesuai dengan kebutuhan tanpa adanya batasan desain, sehingga bisa dibilang lebih fleksibel.
- Akan lebih hemat waktu karena Anda tidak perlu membuat kwitansi secara manual setiap kali karena Anda bisa membuat template yang bisa digunakan secara berulang.
- Kwitansi yang dibuat menggunakan Excel akan mudah disimpan di dalam format digital serta dapat diakses kapanpun.
Cara Buat Kwitansi Excel Beserta Langkah-Langkahnya
Untuk membuat kwitansi pada Microsoft Excel dapat dilakukan secara mudah. Oleh karena itu, berikut cara buat kwitansi Excel beserta langkah-langkahnya yang bisa Anda ikuti:
Mempersiapkan Template Kwitansi Pada Microsoft Excel
Sebelum memulainya, Anda dapat memilih untuk menggunakan template yang sudah disediakan oleh Excel atau membuatnya sendiri dari awal. Untuk menggunakan template, Anda bisa mengikuti beberapa langkah berikut ini:
- Buka Microsoft Excel Anda, kemudian pilih tab File.
- Pilih opsi New kemudian ketik saja “kwitansi” pada kolom pencarian.
- Pilih template kwitansi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
- Microsoft Excel nantinya akan membuka file baru berdasarkan template tersebut. kemudian Anda hanya perlu mengisi informasi transaksi yang dibutuhkan.
Membuat Header Kwitansi
Jika Anda ingin membuat sendiri template kwitansinya, tentu saja harus membuat header terlebih dulu. Header ini penting untuk memberikan informasi dasar tentang kwitansi tersebut. Berikut, beberapa hal yang perlu ada di bagian header:
Judul Kwitansi
Untuk membuat judul kwitansi, Anda bisa menulis “KWITANSI” dengan huruf besar pada bagian atas untuk memastikan jika dokumen tersebut jelas terlihat sebagai kwitansi.
Nama Perusahaan atau Individu
Jika kwitansi ini dibuat untuk keperluan bisnis, Anda bisa menambahkan nama perusahaan dan logi, namun jika kwitansi pribadi, cukup dengan mencantumkan nama lengkap Anda saja.
Alamat dan Kontak
Jangan lupa juga untuk menyertakan alamat perusahaan atau kontak Anda, seperti nomor telepon atau email, tujuannya adalah agar penerima dapat menghubungi jika terdapat pertanyaan.
Nomor Kwitansi
Berilah nomor pada kwitansi untuk mempermudah pengarsipan dan pencarian kembali. Nomor kwitansi sendiri dapat mengikuti urutan, misalnya KW-01, KW-02 dan seterusnya.
Menambahkan Kolom Informasi Pembayaran
Setelah membuat header, Anda perlu mencantumkan informasi terkait transaksi pembayaran yang dilakukan. Beberapa bagiannya adalah sebagai berikut:
Penerima Pembayaran
Anda bisa menuliskan nama lengkap orang atau perusahaan yang menerima pembayaran. Hal tersebut akan membantu Anda untuk memastikan jika penerima sudah tercatat dengan benar.
Pembayaran Untuk
Tuliskan deskripsi singkat tentang alasan atau tujuan pembayaran dilakukan. Contohnya, “Pembayaran untuk sewa rumah bulan Januari” atau “Pembayaran jasa konsultasi”.
Jumlah Pembayaran
Cantumkan jumlah uang yang dibayarkan, baik itu dalam bentuk angka atau dengan huruf. Contohnya Rp 1.000.000,- (satu juta rupiah). Hal ini bertujuan untuk menghindari kebingungan tentang jumlah yang dimaksud.
Tanggal Pembayaran
Anda juga perlu mencantumkan tanggal transaksi dilakukan. Anda dapat menggunakan fungsi tanggal pada Microsoft Excel atau mengetikkan tanggalnya secara manual.
Menambahkan Kolom Tanda Tangan
Di bagian bawah kwitansi, Anda perlu membuat kolom untuk tanda tangan yang menunjukkan jika transaksi sudah disetujui oleh kedua belah pihak, yaitu:
- Pihak yang membayar: Tanda tangan orang yang melakukan pembayaran.
- Pihak yang menerima: Tanda tangan orang yang menerima pembayaran.
Pastikan juga untuk menuliskan nama lengkap pada bagian bawah tanda tangan untuk menghindari kebingungan dan agar lebih jelas.
Desain dan Format Kwitansi
Desain kwitansi yang rapi serta profesional tentu saja akan memberikan kesan yang lebih baik. Berikut, beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk mendesainnya:
- Menggunakan border atau garis untuk memisahkan setiap bagian agar terlihat lebih terstruktur.
- Anda bisa memilih warna latar belakang yang ringan agar teks bisa tetap terbaca secara jelas.
- Sesuaikan ukuran font untuk judul, nama penerima dan juga informasi penting agar terlihat jelas serta mudah dibaca.
Simpan dan Cetak Kwitansi
Jika Anda sudah selesai membuat kwitansi, Anda bisa menyimpannya ke dalam format Excel atau mengkonversinya ke PDF untuk keamanan yang lebih. Berikut, beberapa langkah untuk menyimpan kwitansi dalam bentuk PDF:
- Pilih menu File > Save As.
- Pilih PDF pada opsi format file kemudian simpan dokumen.
Jika Anda perlu untuk mencetak kwitansi, pastikan untuk mengatur ukuran halaman dan juga margin agar hasil cetakannya bisa sesuai dengan ukuran kertas.
Baca Juga:
- Cara Merapikan Tabel di Excel: Solusi Tampilan Data Profesional
- 5 Cara Menggabungkan Kolom di Excel Tanpa Ribet & Optimal
- Cara Merubah Huruf Besar ke Kecil di Excel dalam Sekejap!
Tips Membuat Kwitansi yang Efektif Pada Microsoft Excel
Untuk mengoptimalkan penggunaan Microsoft Excel di dalam pembuatan kwitansi, berikut ada beberapa tips yang dapat Anda lakukan:
- Menggunakan fungsi formula pada Microsoft Excel untuk menghitung jumlah uang secara otomatis, termasuk pajak atau diskon.
- Membuat template kwitansi yang bisa digunakan secara berulang. Cukup dengan mengganti informasi yang relevan tanpa mengubah formatnya.
- Pastikan Anda menyimpan cadangan kwitansi dalam format digital agar nantinya tidak kehilangan data penting.
Penutup
Pada dasarnya, cara untuk membuat kwitansi Excel sangat mudah, dengan mengikuti beberapa langkah di atas, Anda bisa membuat kwitansi yang rapi dan juga profesional dalam waktu singkat. Microsoft Excel memberikan fleksibilitas untuk menyesuaikan desain kwitansi sesuai kebutuhan Anda, baik untuk kebutuhan bisnis maupun pribadi.
Jika Anda ingin lebih jelas dalam cara buat kwitansi Excel, bisa mengikuti program kursus komputer online di PelatihanKomputer.com. Dengan mengikuti program kursus tersebut, tidak hanya pembuatan kwitansi saja, namun juga berbagai materi lain dan yang tidak kalah menarik adalah waktunya fleksibel sehingga bisa menyesuaikan kesibukan Anda.
Sumber gambar utama : i0.wp.com