Pada Microsoft Excel terdapat banyak sekali bagian yang sangat penting untuk dipelajari, terutama untuk Anda yang memiliki pekerjaan di bidang analisis data atau pengolah data. Salah satu hal yang perlu dipelajari adalah cara membuat pilihan di Excel atau sering disebut dengan dropdown list Excel.
Hal ini akan mempermudah Anda dalam memilih data yang sudah ada, selain itu juga akan mengurangi kemungkinan kesalahan di dalam pengisian data. Pada artikel kali ini, kita akan membahas tentang cara membuat pilihan tersebut mulai dari yang sederhana sampai lebih kompleks.
Apa Itu Pilihan Pada Excel (Dropdown List)?
Pilihan atau dropdown list merupakan fitur yang ada di dalam Microsoft Excel yang memungkinkan pengguna memilih data dari daftar yang sudah ditentukan, dibandingkan mengetik data secara manual. Fitur tersebut sering kali digunakan untuk meminimalisir kesalahan input serta mempercepat pengisian data.
Dropdown list biasanya dibuat dengan Data Validation. Dimana Anda bisa memilih salah satu opsi dari daftar yang muncul ketika mengklik sel, bisa berupa teks, angka atau tanggal. Fitur ini juga berguna untuk memastikan konsistensi data serta menghindari entri yang tidak valid. Selain itu, bermanfaat untuk formulir atau spreadsheet yang membutuhkan pilihan terbatas.
Keuntungan Menggunakan Dropdown List
Menggunakan pilihan atau dropdown list ini memberikan beberapa keuntungan untuk penggunanya. Berikut, di antaranya:
- Membantu untuk meningkatkan konsistensi data dan meminimalisir kemungkinan kesalahan input karena hanya terdapat pilihan yang dapat dipilih.
- Mempermudah pengisian data karena pengguna tidak perlu mengetikkan data secara manual.
Cara Membuat Pilihan di Excel (Dropdown List)
Pada dasarnya, untuk membuat dropdown list ada beberapa metode yang bisa digunakan. Oleh karena itu, berikut adalah cara membuat pilihan di Excel yang bisa Anda lakukan:
Membuat Dropdown List Secara Umum
- Hal pertama yang bisa Anda lakukan adalah membuka file Excel kemudian pilih sel tempat dimana Anda ingin membuat pilihan. Contohnya memilih sel A1.
- Kemudian buka tab Data pada ribbon Excel, pada bagian ini Anda akan menemukan beberapa opsi mengenai pengolahan data.
- Pada tab Data tersebut, Anda bisa klik opsi Data Validation yang ada pada grup Alat Data.
- Setelah mengkliknya, jendela baru nantinya akan muncul. Pada jendela tersebut, Anda bisa pilih opsi List di bagian Allow.
- Dalam kolom Source, Anda dapat memasukkan daftar pilihan secara manual, namun pisahkan dengan koma. Contohnya Pilih A, Pilih B, Pilih C dan seterusnya. Atau jika Anda mempunyai daftar yang sudah tersedia pada range sel lain, pilih saja rentang sel tersebut.
- Setelah itu Anda bisa klik opsi OK dan sel A1 akan mempunyai dropdown list yang memungkinkan penggunanya untuk memilih salah satu dari opsi yang sudah tersedia.
Membuat Pilihan Berdasarkan Kondisi (Dependensi Dropdown)
Mungkin Anda sering membutuhkan dropdown yang bergantung dengan pilihan sebelumnya. Hal ini lebih dikenal dengan dependent dropdown list. Contohnya, jika Anda memilih “Kategori A”, pilihan yang muncul pada dropdown berikutnya hanya akan terkait dengan “Kategori A”. Berikut, beberapa langkah yang bisa Anda lakukan:
- Persiapkan data untuk melakukan dropdown pertama, contohnya, Anda mempunyai dua kategori, yaitu “Kategori A” dan “Kategori B”. Anda perlu membuat daftar ini lebih dulu di sebuah tempat pada worksheet.
- Kemudian buat lagi dua daftar yang masing-masing berisi pilihan untuk “Kategori A” dan “Kategori B”.
- Lalu Anda bisa membuat nama untuk rentang data, caranya adalah pilih data untuk setiap kategori kemudian berikan nama dengan cara memilih range. Setelah itu, ketikkan nama pada kotak Name Box pada bagian kiri atas Excel.
- Tambahkan validasi data untuk dropdown yang kedua, caranya memilih sel tempat dropdown kedua akan muncul, setelah itu buka Data Validation dan pilih List kemudian pada kolom Source Anda bisa masukkan rumus =INDIRECT(A1). Jika A1 merupakan sel pertama yang berisi pilihan antara “Kategori A” dan “Kategori B”.
- Terakhir, klik OK dan pilihan pada dropdown kedua nantinya akan tergantung dengan pilihan pertama yang dibuat.
Cara Membuat Pilihan (Dropdown) di Excel Berwarna
Anda bisa membuat pilihan (dropdown) di Excel dengan tampilan yang berwarna. Dimana Anda dapat memanfaatkan fitur Conditional Formatting. Dimana fitur ini akan memungkinkan Anda untuk memberikan warna pada sel berdasarkan kondisi tertentu, seperti pilihan yang dipilih di dalam dropdown list. Berikut, beberapa langkahnya:
- Langkah pertama tentu saja membuat dropdown list terlebih dulu. Kemudian pilih sel dan buka tab Data, setelah itu klik Data Validation. Dalam menu tersebut, Anda bisa pilih List dan masukkan sumber data pilihan.
- Pilih sel pada tempat dropdown list berada, contohnya adalah pada sel A1.
- Buka Conditional Formatting pada tab Beranda dan pilih Aturan Baru.
- Setelah itu tentukan kondisi, di dalam jendela aturan baru, Anda bisa menggunakan rumus untuk menentukan sel yang akan diformat. Anda bisa memasukkan rumus yang sesuai. Contohnya, untuk pilihan “Pilih A” rumusnya =A1=”Pilih A”. Sedangkan pilihan “Pilih B” rumusnya =A1=”Pilih B”.
- Setelah itu terapkan warna dengan cara klik menu Format dan pilih warna yang diinginkan, setelah itu klik OK.
- Lalu, ulangi langkah tersebut untuk setiap pilihan berbeda, menetapkan warna yang sesuai untuk setiap pilihan.
Dengan cara tersebut, setiap kali pilihan yang berbeda, akan menetapkan warna yang sesuai untuk setiap pilihan.
Baca Juga:
- Rumus Excel INDEX and MATCH: Solusi Cerdas Pencarian Data
- Rumus Excel Pengurangan: Solusi Cepat Mengolah Data Angka
- Rumus MIN Excel: Solusi Cerdas Dapatkan Nilai Terendah
Cara Mengedit Dropdown List Pada Microsoft Excel
Setelah Anda dapat membuat daftar pilihan dan ingin mengubahnya, bagaimana cara untuk mengedit dropdown tersebut?
- Pilih sel atau range yang nantinya akan Anda edit dropdown listnya.
- Kemudian aktifkan “Data Validation” caranya adalah memilih opsi Data Validation yang ada pada Tab Data lalu Group Data Tools.
- Jika setting data validation tersebut sudah muncul, Anda dapat membuat perubahan seperti yang diinginkan.
- Setelah itu, Anda centang kotak Apply these changes to all other cells with the same settings. Lalu, klik OK.
Penutup
Membuat pilihan pada Microsoft Excel sebenarnya sangat mudah dan akan meningkatkan efisiensi serta akurasi pengisian data. Dengan fitur ini, Anda bisa menciptakan spreadsheet yang lebih interaktif dan mudah digunakan. Untuk mempelajari cara membuat pilihan di Excel lebih lanjut, bisa mengikuti program pelatihan komputer by PelatihanKomputer.com sekarang juga!
Sumber gambar utama : pugam.com