Drop down list Excel merupakan salah satu fitur yang berguna untuk menyederhanakan pengisian data serta meminimalisir kesalahan input. Fitur tersebut memungkinkan para penggunanya untuk memilih nilai dari daftar yang sudah ditentukan. Jadi, nantinya akan mempercepat proses entri data sekaligus menjaga konsistensi.
Pada artikel kali ini, kita akan membahas mengenai bagaimana cara untuk membuat drop down list pada Microsoft Excel secara lengkap. Mulai dari apa itu drop down list, jenis-jenisnya, manfaat sampai dengan tips untuk mengoptimalkan penggunaannya.
Apa yang Dimaksud Drop Down List Excel?
Drop down list pada Excel adalah menu pilihan yang muncul pada saat pengguna mengklik sel tertentu. Fitur tersebut biasanya digunakan di dalam formulir, laporan atau database untuk membatasi pilihan input agar tetap konsisten.
Contohnya, jika Anda sedang membuat formulir pendaftaran, kemudian ingin pengguna hanya memilih salah satu dari jenis kelamin, yaitu “Laki-Laki” atau “Perempuan”, drop down list dapat menjadi solusi yang terbaik.
Manfaat Menggunakan Drop Down List Excel
Penggunaan dari drop down list pada Microsoft Excel ini tentu saja memberikan beberapa manfaat untuk mempermudah pekerjaan Anda. Berikut, beberapa manfaat yang bisa Anda dapatkan:
- Meminimalisir kesalahan dalam menginput data karena Anda tidak perlu mengetiknya secara manual dan cukup memilihnya dari daftar.
- Mempercepat proses pengisian data, dimana proses inputnya akan menjadi lebih cepat dan terstandarisasi.
- Meningkatkan konsistensi data, mengingat hal ini sangat penting untuk database, pelaporan atau dashboard.
- Membuat tampilan sheet menjadi lebih profesional.
- Selain itu juga akan lebih mudah untuk dianalisis karena data yang masuk bersifat seragam dan juga terkontrol.
Cara Membuat Drop Down List Pada Microsoft Excel
Untuk membuat drop down list Excel, Anda dapat menggunakan fitur Data Validation. Berikut, beberapa langkah yang bisa Anda lakukan:
Mempersiapkan Daftar Pilihan
Sebelum Anda membuat drop down list, penting untuk mempersiapkan daftar data yang akan digunakan, berikut contohnya:
Senin
Selasa
Rabu
Kamis
Jumat
Daftar tersebut dapat Anda simpan pada sheet yang sama maupun sheet terpisah, jadi bisa disesuaikan dengan kondisi.
Menggunakan Data Validation
Jika daftar data yang dibutuhkan sudah siap, Anda bisa menggunakan data validation. Berikut, beberapa langkah yang bisa Anda lakukan:
- Pilih sel yang ingin Anda tambahkan drop down.
- Klik tab Data pada menu bar.
- Pilih Data Validation.
- Pada jendela yang muncul, di bagian tab Settings, Anda bisa pilih List pada bagian Allow. Kemudian di bagian Source, ketik daftarnya secara langsung atau pilih rentang sel yang berisi daftar pilihan.
- Klik OK. Nantinya sel tersebut akan mempunyai drop down list yang dapat dipilih.
Cara Drop Down List Dinamis
Kemudian jika ingin membuat drop down yang otomatis menyesuaikan jika data bertambah, Anda bisa menggunakan langkah berikut ini:
- Buat tabel menggunakan format Table (Ctrl + T) untuk daftar item Anda.
- Pilih sel tempat drop down tersebut akan ditampilkan.
- Menggunakan Data Validation, kemudian pada bagian Source Anda bisa masukkan formula seperti =INDIRECT(“Table1[Kolom1]”).
Drop Down List Bertingkat atau Dependent Drop Down
Selain itu, jika Anda ingin membuat daftar yang berubah tergantung dari pilihan sebelumnya, Langkah ini lebih kompleks dan biasanya membutuhkan Named Range serta formula INDIRECT(). Berikut langkah-langkahnya:
- Buat daftar terlebih dulu, contohnya pilihan pertama: Provinsi dan pilihan kedua: Kota yang tergantung dari provinsi yang dipilih.
- Beri nama range untuk setiap daftar sekunder, dimana nama harus sesuai persis dengan item utama.
- Gunakan rumus =INDIRECT(A1).
- Fitur satu ini sangat berguna untuk pembuatan formulir yang kompleks.
Baca Juga:
- Contoh VLOOKUP: Panduan Lengkap Pencarian Data di Excel
- Panduan Lengkap Rumus HLOOKUP untuk Pemula di Excel
- Rumus MID Excel: Panduan Lengkap untuk Manipulasi Data Teks
Tips Mengoptimalkan Penggunaan Drop Down List Excel
Untuk bisa mengoptimalkan penggunaan drop down list, ada beberapa tips yang perlu Anda lakukan. Berikut, di antaranya:
- Menggunakan Named Range agar nantinya Anda lebih mudah dalam mengatur referensi.
- Jangan lupa untuk menambahkan input message pada Data Validation agar pengguna bisa tahu apa yang harus dipilih.
- Pastikan untuk mengaktifkan Error Alert untuk mencegah input di luar daftar.
- Lindungi Sheet agar nantinya daftar tidak dapat diubah sembarangan.
- Gunakan penggunaan drop down list ini bersama dengan fungsi VLOOKUP atau XLOOKUP untuk mengambil data otomatis berdasarkan pilihan.
Penutup
Fitur drop down list pada Microsoft Excel ini sangat berguna untuk memastikan data yang dimasukkan lebih rapi, konsisten dan juga bebas kesalahan. Baik untuk formulir sederhana atau spreadsheet yang kompleks, fitur tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan. dengan memahami berbagai metodenya, baik secara manual sampai otomatis tentunya akan lebih hemat waktu dan meningkatkan kualitas.
Jadi, untuk Anda yang ingin mempelajari lebih dalam tentang drop down list Excel ini, bisa mencoba untuk mengikuti kursus komputer online bersertifikat di PelatihanKomputer.com. Selain mendapatkan sertifikat, tentunya Anda juga akan mendapatkan pengetahuan serta keahlian dalam penggunaan fitur serta materi lain secara lengkap.
Sumber gambar utama : cdn.idntimes.com