Microsoft Excel menjadi salah satu program spreadsheet yang bisa dibilang paling populer di dunia, jadi tidak heran jika banyak orang yang menggunakannya untuk mengelola data. Baik itu untuk pelajar, karyawan kantor sampai pebisnis. Salah satu fungsi pentingnya adalah mengurutkan data. Lalu, bagaimana cara mengurutkan abjad di Excel itu sendiri?
Pada dasarnya untuk mengurutkan abjad pada Microsoft Excel cukup mudah karena ada beberapa metode yang bisa digunakan. Jadi, pekerjaan Anda nantinya akan lebih rapi, cepat selesai dan akurat tentunya. Oleh karena itu, kali ini kita akan membahasnya secara lebih lengkap.
Alasan Pentingnya Mengurutkan Abjad Pada Microsoft Excel
Mengurutkan data secara alfabetis atau abjad pada Excel tentu saja sangat berguna. Dengan pengurutan tersebut, Anda akan lebih menghemat waktu dan juga menghindari kesalahan ketika mengelola banyak informasi. Selain itu, ada beberapa alasan lagi. Berikut, di antaranya:
- Menyusun daftar nama agar lebih mudah untuk dicari.
- Membuat laporan bisa lebih rapi serta professional.
- Mempermudah analisis dan juga pencarian data.
Cara Mengurutkan Abjad di Excel yang Bisa Digunakan
Ada beberapa metode yang bisa Anda gunakan untuk mengurutkan abjad, jadi nantinya bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi. Berikut, cara mengurutkan abjad di Excel yang bisa Anda lakukan:
Mengurutkan Abjad Secara Naik (A ke Z)
Jika Anda ingin mengurutkan abjad dari A ke Z, langkah-langkah yang bisa dilakukan adalah sebagai berikut:
- Anda perlu membuka file Excel yang isinya data dimana ingin diurutkan.
- Blok bagian kolom atau sel yang ingin diurutkan kemudian pastikan Anda memilih semua kolom agar data tersebut tidak bergeser.
- Klik pada menu Data di bagian atas.
- Pilih opsi Sort A to Z, dimana terdapat ikon A-Z panah ke bawah.
- Microsoft Excel nantinya akan mengurutkan data dari huruf A sampai Z secara otomatis.
Mengurutkan Abjad Secara Menurun (Z ke A)
Sedangkan jika Anda ingin mengurutkan abjad secara menurun atau dari Z ke A, bisa melakukan beberapa langkah berikut ini:
- Anda bisa mengikuti langkah yang sama seperti di atas.
- Kemudian pilih opsi Sort Z to A, terdapat ikon Z-A dengan panah ke atas.
- Setelah itu nantinya data akan secara otomatis tersusun menurun berdasarkan abjad.
Mengurutkan Abjad Berdasarkan Beberapa Kolom
Terkadang, data yang ada di dalam Microsoft Excel mempunyai lebih dari satu kolom, misalnya Nama Depan dan Nama Belakang. Anda dapat mengurutkan abjad tersebut berdasarkan lebih dari satu kolom. Untuk caranya adalah sebagai berikut:
- Anda perlu blok semua data yang ingin diurutkan.
- Kemudian klik tab Data dan pilih opsi Sort.
- Pada kotak dialog yang muncul, pada bagian Sort by bisa pilih kolom pertama, contohnya Nama Belakang. Setelah itu, klik Add Level untuk menambahkan kolom kedua, contohnya Nama Depan.
- Lalu klik OK dan nantinya data akan diurutkan berdasarkan dua kolom tersebut.
Cara Mengurutkan Abjad Pada Excel Tanpa Mengganggu Data Lain
Jika data Anda mempunyai beberapa kolom yang saling terhubung, contohnya nama, alamat dan juga nomor telepon, sangat penting untuk memilih semua data agar baris tidak bergeser ketika diurutkan. Berikut, beberapa hal yang bisa Anda perhatikan:
- Pastikan Anda memblok semua table, tidak hanya satu kolom saja.
- Menggunakan fitur Table pada Microsoft Excel (Ctrl + T) agar struktur data bisa tetap terjaga ketika diurutkan.
- Aktifkan opsi My data has headers pada kotak dialog Sort agar Excel tidak mengurutkan baris judul.
Mengurutkan Abjad Pada Excel Menggunakan Rumus
Secara default, biasanya pengurutan pada Microsoft Excel akan dilakukan melalui menu. Namun, Anda juga dapat menggunakan rumus dengan bantuan fungsi SORT, namun hanya tersedia pada Excel 365 dan Excel 2019 ke atas.
Contoh rumusnya adalah =SORT(A2:A10). Fungsi tersebut akan mengurutkan data pada sel A2 hingga A10 secara otomatis. Sedangkan untuk rumus urutan menurun adalah =SORT(A2:A10, 1, -1).
Baca Juga:
- Trik Cepat Menghitung Total dengan Fungsi SUM Pada Excel
- Rumus Total Excel: Solusi Cepat Menghitung & Menganalisis Data
- Cara Merubah Huruf Besar ke Kecil di Excel dalam Sekejap!
Bagaimana Cara Mengatasi Masalah Ketika Mengurutkan Abjad di Excel?
Terkadang ada beberapa masalah yang muncul ketika sedang mengurutkan abjad di Microsoft Excel. Lalu, bagaimana cara mengatasinya?
Data Tidak Terurut Secara Benar
Jika data Anda tidak bisa terurut secara benar, tentu saja ada kesalahan dalam menggunakan fitur tersebut. berikut, cara mengatasinya:
- Pastikan tidak terdapat spasi kosong yang ada di depan data.
- Pastikan format sel seperti teks dan angka tidak tercampur.
- Pastikan kolom yang diurutkan tidak berisi nilai yang tersembunyi.
Judul Ikut Terurut
Sedangkan jika nantinya judul ikut terurut, Anda perlu mengaktifkan opsi Mu data has headers ketika menggunakan fitur Sirt ini agar Excel bisa mengenali jika baris pertama merupakan sebuah judul.
Penutup
Jadi, itulah cara mengurutkan abjad di Excel yang bisa Anda lakukan baik itu dari A ke Z atau Z ke A dengan berbagai metode. Dengan pengurutan yang tepat tentunya Anda dapat menyusun data menjadi lebih rapi serta mudah dianalisis. Jika Anda mungkin masih bingung atau kurang begitu paham tentang hal tersebut bisa mengikuti kursus komputer online bersertifikat di PelatihanKomputer.com.
Sumber gambar utama : storage.googleapis.com